Кадровый аудит представляет собой систематическую проверку и оценку всех аспектов управления персоналом в организации. Целью данного процесса является фиксация расхождений в кадровой документации, проблемных зон и возможностей для улучшения в сфере кадрового делопроизводства и взаимодействия с персоналом. Аудит кадровой сферы позволяет гарантировать соответствие деятельности компании действующему законодательству, повысить эффективность HR-процессов и минимизировать критические ситуации, сопряжённые с управлением персоналом.

Для чего нужен аудит кадрового учета

Выполнение кадрового анализа необходимо для достижения следующих целей:

Обеспечение соответствия законодательству: Аудит позволяет убедиться, что всё управление персоналом и связанный с ним документооборот соответствуют положениям действующего трудового кодекса, что снижает риск штрафов и санкций со стороны инспектирующих ведомств.
Повышение эффективности HR-процессов: Аудит выявляет неэффективные или устаревшие процедуры, что помогает выстроить эффективную систему взаимодействия с сотрудниками и повысить общую производительность компании.
Улучшение условий труда: Путем анализа текущих практик можно определить области, требующие улучшения, что способствует повышению удовлетворенности сотрудников и снижению текучести кадров.
Оценка рисков: Аудит помогает выявить потенциальные проблемы и риски в управлении персоналом, позволяя разработать меры по их предотвращению.

Как часто следует проводить кадровый аудит организации

Рекомендуется выполнять аудит кадровой деятельности на постоянной основе, как минимум один раз в год. Однако частота осуществления проверки может зависеть от специфики деятельности компании, обновлений правовых требований и внутренних преобразований. Например, при существенных изменениях в нормативной базе, регулирующей трудовые отношения или после реорганизации компании целесообразно провести внеочередной аудит. Плановая проверка кадровой документации помогает оперативно обнаруживать и устранять нарушения, поддерживая высокий уровень кадрового учета.

Обязательная документация, требуемая для аудита

В ходе аудита важно проверить следующие основные документы:

Соглашения о трудоустройстве: Анализ наличия и правильности составления официальных документов, подтверждающих найм каждого работника, включая дополнительные соглашения.
Персональные папки с документацией сотрудников: Наличие всех документов установленного перечня в досье работников, таких как формы о зачислении в штат, копии дипломов, медицинские документы и дополнительные бумаги и другие.
Внутренние приказы и административные указания: Контроль над оформлением кадровых распоряжений — прием, увольнение, отпуск, внутренние переводы и сопутствующая документация..
Документы для фиксации рабочего времени персонала: Анализ корректности Регистрации и отслеживания времени выполнения обязанностей.
Документы, регулирующие вопросы охраны и защиты труда сотрудников: Наличие инструкций по охране труда, журналов инструктажей, свидетельств о прохождении инструктажей и обучающих мероприятий по технике безопасности

Необязательная документация для проверки

К дополнительным документам, подлежащим проверке, относятся:

Внутренние регламенты, регулирующие систему премиальных выплат: официальные бумаги, регулирующие систему и условия выплаты премий и других поощрений.
Документ по учету отпускных периодов: реализация права работников на ежегодный отдых с оплатой сотрудникам.
Положения о командировках: Документы, определяющие порядок направления сотрудников в служебные командировки и условия их оплаты.
Положения о конфиденциальности: Документы, регулирующие вопросы защиты конфиденциальной информации и коммерческой тайны.

Оценка рисков при проверке ГИТ

При визите представителей Государственной трудовой инспекции (ГИТ) особое внимание уделяется следующим аспектам:

Соответствие условий трудовых документов установленным юридическим стандартам: Наличие всех неотъемлемых требований в положениях трудовых соглашений и их соответствие требованиям закона.
Правильность работы с кадровыми бумагами и формами: соответствие документации по персоналу, охватывающей распоряжения и досье сотрудников, установленным требованиям.
Соблюдение норм охраны труда: Наличие и актуальность инструкций по охране труда, проведение обязательных инструктажей и обучение сотрудников.
Фиксация отработанных часов и начисление заработной платы: Корректность фиксации рабочего времени сотрудников в учетных документах, своевременность и полнота организации расчетов с персоналом в рамках правовых норм.

Выявленные несоблюдения правил способны повлечь за собой штрафы, приостановку деятельности компании и другим санкциям.

Как оформить результаты кадрового аудита

По завершении кадрового аудита составляется отчет, включающий следующие разделы:

Введение: Краткое описание цели и объема проведенного аудита.
Обзор текущего состояния: Описание выявленных несоответствий, нарушений и проблемных областей в кадровом учете и управлении персоналом.
Рекомендации: Предложения по устранению выявленных нарушений и улучшению HR-процессов.
План действий: Конкретные шаги, сроки их выполнения и ответственные лица за реализацию рекомендаций.

Отчет представляется руководству компании для принятия решений и контроля за выполнением рекомендаций.

Способы проведения кадрового аудита

Существует несколько подходов к проведению кадрового аудита, каждый из которых имеет свои особенности и преимущества. Рассмотрим семь основных способов:

1. «Для чайников»
Этот метод предполагает использование сервисов самопроверки, таких как «Электронный инспектор» Роструда. С помощью данного инструмента можно пройти опросы и выявить основные нарушения в кадровом учете. Это простой и доступный способ для начальной оценки состояния кадровой документации.

2. «Как инспектор ГИТ»
При этом подходе проверка осуществляется по аналогии с действиями государственных инспекторов труда. Используются официальные чек-листы и методики, что позволяет выявить несоответствия и подготовиться к возможным проверкам со стороны контролирующих органов.

3. «Как кадровый аудитор»
Данный способ предполагает привлечение профессиональных аудиторов для глубокой и всесторонней оценки кадровых процессов. Профессионалы проводят детальный анализ, выявляют скрытые проблемы и предлагают рекомендации по их устранению.

4. «Своими силами»
Организация самостоятельно проводит аудит, назначая ответственных лиц и используя внутренние ресурсы. Этот метод подходит для компаний с ограниченным бюджетом, но требует наличия квалифицированных специалистов в области учета персонала.

5. «По чек-листам ГИТ»
Использование официальных шаблонов Государственной инспекции труда позволяет провести аудит кадров собственными ресурсами. Проходя по всем позициям формы проверки, можно выявить нарушения и принять меры по их устранению.

6. «Как для себя»
Этот подход подходит для опытных специалистов, которые имеют представление о наиболее уязвимых точках в документации. Проверяются организационные приказы, кадровое делопроизводство, вносятся необходимые правки и рекомендации.

7. «Дистанционный»
В условиях удаленной работы или при ограниченных ресурсах аудит можно провести дистанционно. Используются цифровые инструменты для фиксации и разборa данных, что позволяет определить уровень организации кадрового делопроизводства без физического присутствия в офисе.

Заключение

Аудит кадрового делопроизводства представляет собой важную составляющую эффективного управления персоналом. Частый контроль кадровой документации обеспечивает соответствие законодательству, повышает эффективность HR-процессов и создает благоприятные условия труда для сотрудников. Выбор метода проведения аудита зависит от специфики компании, ее ресурсов и целей, которые она стремится достичь.

поделиться статьей

Полезные статьи

простыми словами о важном

Как провести кадровый аудит: чек-лист для HR-специалиста​

Что такое кадровый аудит