Как оформить умершего сотрудника: выплаты, документы, порядок увольнения

Смерть — безусловно, трагическое событие, которое в равной степени затрагивает всех, кто был знаком с человеком. Для работодателя особенно важно не только знать, как выплатить зарплату умершему сотруднику, но и вовремя это сделать. Родственники и без того находятся в ужасном состоянии, и задержки по оплате никак не улучшают их положения.

Многие работодатели, не особенно вникавшие в правовые аспекты, считают, что раз человек умер, то и платить ему ничего не надо. На самом деле это совершенно не так. Вы должны не только знать, как выплатить зарплату умершего сотрудника родственникам, но и оформить множество дополнительных документов, а также официально провести увольнение. Рассказываем обо всем детально.

Все действия работодателя определены действующим законодательством. По закону все суммы, которые причитаются работнику, должны быть выплачены не позднее двух недель с момента увольнения. Если сотрудник умер, выплаты положены уже не ему, а родственникам, однако — в полном объеме.

Обратите внимание: к членам семьи относятся супруги, родители и дети, а также другие родственники, проживающие совместно с умершим. Иждивенцами считаются лица, которых погибший обеспечивал, и другим способом они никак не зарабатывали.

Чтобы получить выплаты, все эти люди могут обратиться к работодателю. Чтобы произвести выплаты, необходимо получить от них:

• свидетельство о смерти;
• правоустанавливающие документы;
• заявление о произведении необходимых выплат.
• Работодатель не имеет права задерживать денежные средства или отказывать в их переводе. Это может быть легко обжаловано в суде. Умершему сотруднику положены все те же выплаты, что и любому другому при увольнении. Зарплата, отпускные, премии и другие начисления. Решение о том, выплачивать ли дополнительные средства в качестве меры поддержки, остается за вами.

Работодатель должен не только знать, как уволить умершего сотрудника в 2024, но и понимать, как действовать, чтобы провести все выплаты в четком соответствии с законом и не получить судебный иск.

Что делать пошагово:

• Необходимо получить документ, который подтверждает факт смерти. Это можно сделать путем обращения в соответствующие государственные органы.
• После получения официального подтверждения смерти работодатель должен уведомить членов семьи или иждивенцев о возможности получения выплат. Уведомление может быть направлено по почте или вручено лично.
• Если члены семьи или иждивенцы обратились за выплатами, работодатель должен рассмотреть их обращения и предоставить необходимые документы.
• После рассмотрения обращений работодатель должен произвести выплаты в установленные сроки. Это можно сделать наличными или переводом.
• Все операции по выплате заработной платы и иных сумм должны быть оформлены документально. Для этого работодатель должен составить соответствующие приказы, платежные ведомости и банковские документы.

Важно помнить, что все выплаты должны быть произведены в соответствии с законодательством РФ. Нарушение порядка выплаты может привести к административной ответственности.

Чтобы провести все выплаты и соблюсти актуальные требования законодательства, важно знать, как уволить умершего сотрудника в 2024 году. Алгоритм действий практически не изменился за последние годы, от работодателя не требуется ничего принципиально нового. Фактически процесс увольнения отличается только записью в трудовой книжке.

Пошаговый алгоритм, как уволить сотрудника в связи со смертью:

• Получение официального подтверждения смерти сотрудника. Для этого необходимо обратиться в органы ЗАГС или иные уполномоченные органы. После получения свидетельства о смерти можно приступать к оформлению увольнения.
• Издание приказа об увольнении. На основании свидетельства о смерти издайте приказ об увольнении сотрудника по форме Т-8 (или другой установленной в вашей организации форме). В приказе укажите дату смерти сотрудника как дату увольнения. Подготовьте копию приказа для архива компании.
• Внесение записи в трудовую книжку. Сделайте запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника. Запись должна содержать номер и дату приказа об увольнении, а также причину увольнения — «в связи со смертью». Если у вас есть электронная трудовая книжка, внесите соответствующую запись в нее. Это, пожалуй, единственное принципиальное отличие, как уволить в связи со смертью работника от других причин.
• Подготовка личной карточки сотрудника. Сделайте отметку об увольнении в личной карточке сотрудника (форма Т-2). В графе «Основание прекращения трудового договора» укажите номер и дату приказа об увольнении.
• Выдача документов родственникам. По письменному заявлению родственников умершего сотрудника выдайте им трудовую книжку или предоставьте возможность получить ее через Почту России. Также выдайте родственникам справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих смерти сотрудника, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы.
• Оформление выплат. Произведите все положенные выплаты родственникам умершего сотрудника, например, неполученную заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие выплаты, предусмотренные внутренними документами компании или трудовым договором.
• Уведомление государственных органов. Сообщите о произошедшем в Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования РФ. Это необходимо для прекращения начисления страховых взносов и перерасчета пенсии.
• Архивирование документов. Все документы, связанные с увольнением умершего сотрудника (приказы, записи в трудовых книжках, личные карточки), храните в архиве компании в течение установленного законодательством срока.

Способ, как уволить сотрудника по смерти, практически ничем не отличается от стандартного увольнения. Однако важно не забывать, что необходимо уведомить о произошедшем государственные органы, а также произвести все положенные выплаты родственникам.

Первое и обязательное действие работодателя — получить документ, который юридически подтверждает факт смерти сотрудника. Только при наличии такого документа возможно правомерно прекратить трудовой договор по пункту 6 части первой статьи 83 ТК РФ. Эта норма защищает и работника, и работодателя от ошибок и злоупотреблений, а также страхует кадровую службу от возможных претензий со стороны проверяющих органов и самих родственников.

Основным документом является свидетельство о смерти, выданное органом ЗАГС, или его нотариально заверенная копия. В отдельных случаях допускается работа с обычной копией свидетельства, если родственники по объективным причинам не могут предоставить оригинал.

Параллельно с получением свидетельства о смерти рекомендуется сразу собрать сопроводительный пакет внутренних документов: личное дело сотрудника, трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, актуальный табель учёта рабочего времени за месяц смерти, сведения о неиспользованных днях отпуска, информацию о выплатах за период, предшествующий смерти. Этот пакет понадобится для корректного расчёта и для дальнейших шагов: издания приказа, отправки сведений в Социальный фонд, расчёта окончательных выплат, подготовки справок для оформления пенсии по случаю потери кормильца. Чем раньше эти документы будут собраны, тем быстрее и спокойнее пройдёт весь процесс и тем меньше нагрузки ляжет на родственников, и без того находящихся в сложной жизненной ситуации.

После получения подтверждающих документов работодатель издаёт приказ о прекращении трудового договора. Юридически этот документ оформляет факт увольнения и становится основанием для всех последующих действий: отчётности в Социальный фонд, записи в трудовой книжке, расчётов с родственниками, передачи дел и подотчётных средств. Использовать можно как унифицированную форму № Т-8 (для одного работника) или № Т-8а (если по тем или иным причинам издаётся групповой приказ), так и собственный шаблон работодателя, разработанный на основе унифицированных форм с учётом особенностей внутреннего документооборота.

В приказе обязательно указываются: полное наименование организации, номер и дата приказа, ФИО и должность работника, его табельный номер, структурное подразделение, основание прекращения трудового договора и реквизиты подтверждающего документа. Формулировка основания должна точно соответствовать закону: «Смерть работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». Любые сокращения, вольные интерпретации или ссылки на «по соглашению сторон» в данной ситуации недопустимы. В качестве документа-основания указывается свидетельство о смерти или решение суда об объявлении умершим / безвестно отсутствующим.

Принципиально важная деталь — дата прекращения трудового договора. По устоявшейся практике, в случае смерти работника датой прекращения договора считается день смерти, указанный в свидетельстве, а не день, когда работодатель получил документы и издал приказ. 

После издания приказа работодатель обязан сообщить о прекращении трудовых отношений в Социальный фонд России (СФР). Это требование вытекает из общих норм об обязательном персонифицированном учёте и предоставлении сведений о трудовой деятельности. Игнорирование этого шага грозит работодателю штрафами и проблемами при последующем оформлении пенсий и социальных выплат родственникам умершего, поэтому относиться к нему как к второстепенной формальности нельзя.

Сведения подаются по форме ЕФС-1, которая объединила сразу несколько прежних отчётов. При увольнении в связи со смертью заполняются титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. В подразделе 1.1 отражается мероприятие «Увольнение» с указанием даты прекращения трудового договора (дня смерти работника) и основания по пункту 6 части первой статьи 83 ТК РФ. Реквизиты приказа об увольнении также указываются в форме.

Срок подачи сведений строго ограничен: форма ЕФС-1 должна быть направлена в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Это значит, что если приказ издан в пятницу, отчёт нужно отправить уже в понедельник, без переноса на конец месяца. Способ подачи зависит от численности работников у работодателя: при численности более установленного законом порога отчётность направляется только в электронной форме через оператора электронного документооборота, при меньшей численности допускается подача на бумаге. Электронная форма заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица.

После отправки отчёта рекомендуется сохранить квитанцию о приёме и положительный протокол СФР. Эти документы подтверждают своевременность и корректность подачи сведений и пригодятся в случае проверки или обращений родственников. 

Запись о прекращении трудового договора в связи со смертью работника вносится в трудовую книжку в соответствии с общими правилами ведения трудовых книжек. Несмотря на то, что часть документооборота сегодня перешла в электронный формат, у многих сотрудников сохраняются бумажные трудовые книжки, и для них этот шаг остаётся обязательным. Если у работника была только электронная трудовая книжка, отдельной записи в бумажном документе не делается, но формируется и выдаётся справка по форме СТД-Р, в которой отражаются сведения о трудовой деятельности у данного работодателя.

Формулировка записи строго стандартизирована и должна точно соответствовать закону. В графе «Сведения о работе» указывается: «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе об основании прописывается номер и дата приказа. Запись заверяется подписью ответственного за ведение трудовых книжек лица и печатью организации (при её наличии). Дополнительно вносятся сведения о выдаче трудовой книжки на руки родственникам или о направлении её почтой — это, как правило, оформляется отдельной записью или отметкой в книге учёта движения трудовых книжек, а сам факт выдачи подтверждается распиской.

Любые исправления, помарки, неверные формулировки в трудовой книжке умершего работника крайне нежелательны: при последующем оформлении пенсии по случаю потери кормильца, наследственных вопросах и подтверждении страхового стажа эта запись будет одним из ключевых документов.

Сама трудовая книжка после внесения записи хранится у работодателя до момента её выдачи родственникам. Если за документом никто не обращается, трудовая книжка хранится в кадровой службе как документ строгой отчётности в установленные сроки и может быть выдана родственникам в любой момент после соответствующего обращения. Параллельно работодатель готовит сопроводительный комплект документов, который понадобится при выдаче: справки о доходах, справку о среднем заработке, выписку из приказа об увольнении, копии расчётных листов и, при наличии запроса, справки для оформления пенсии и страховых выплат.

Выдача документов умершего сотрудника родственникам — отдельная процедура, которую нельзя проводить «по знакомству» или на словах. Работодатель обязан убедиться, что документы получают именно те лица, которые имеют на это право, и зафиксировать факт передачи документально. Это защищает компанию от возможных претензий и упрощает дальнейшие действия родственников при оформлении наследства, социальных выплат и пенсии по случаю потери кормильца. 

К документам, которые подлежат выдаче родственникам, относятся: 

• трудовая книжка (при её ведении в бумажном виде), 
• справка по форме СТД-Р для электронной трудовой, 
• справки о доходах и удержанных налогах (по формам, действующим на момент обращения), 
• справки о среднем заработке, 
• копия приказа об увольнении,
• копии расчётных листов за период до смерти, 
• при необходимости — справки для оформления пенсии и страховых выплат. 

Если у работника хранилось личное оборудование, документы, ключи, корпоративные пропуска, эти предметы также возвращаются родственникам с оформлением акта приёма-передачи, в котором перечисляются все возвращаемые позиции.

Перед выдачей документов работодатель проверяет полномочия обращающегося. Для получения документов необходимо представить: паспорт заявителя, свидетельство о смерти работника (если оно ранее не передавалось работодателю), документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении, иной официальный документ). В отдельных случаях документы может получить лицо, действующее по нотариально удостоверенной доверенности от наследников, или официальный представитель государства. Передача оформляется распиской члена семьи о получении трудовой книжки и сопутствующих документов.

Если родственники не обращаются за документами, работодатель не имеет права рассылать их по неподтверждённым адресам. Допустимый вариант — направить родственникам уведомление с предложением получить документы лично или дать письменное согласие на отправку почтой с описью вложения и уведомлением о вручении.

Финальный шаг при оформлении умершего сотрудника — расчёт и выплата всех причитающихся сумм. По общему правилу, заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, и иные выплаты, причитавшиеся ему по трудовому договору (компенсация за неиспользованный отпуск, премии, пособия), не входят в наследственную массу в обычном порядке и выплачиваются членам семьи умершего или лицам, находившимся на его иждивении, в особом порядке.

Для расчёта используется записка-расчёт по форме № Т-61 либо аналогичный документ, разработанный работодателем. В ней отражаются: 

• оклад и иные начисления за фактически отработанные дни, 
• компенсация за неиспользованные дни отпуска, 
• начисленные, но не выплаченные премии и стимулирующие выплаты, 
• иные предусмотренные локальными актами выплаты (например, материальная помощь, единовременная выплата по случаю смерти работника, если она установлена коллективным договором или положением о социальных гарантиях). 

Отдельно учитываются ранее полученные авансы, неотработанные дни отпуска (по которым возможна корректировка), а также удержания, разрешённые законом.

Налогообложение выплат имеет свои особенности. Заработная плата и компенсация за неиспользованный отпуск, начисленные до даты смерти, в общем порядке облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Однако выплаты, производимые членам семьи после смерти работника, имеют льготный режим: согласно нормам НК РФ, отдельные выплаты в связи со смертью работника могут быть освобождены от НДФЛ. Вопрос обложения страховыми взносами также требует внимательной проверки в каждом конкретном случае.

Выплаты производятся не позднее семи дней с момента, когда родственники представят полный пакет документов: заявление о выплате, свидетельство о смерти, паспорт заявителя, документы, подтверждающие родство или факт нахождения на иждивении, реквизиты для перечисления денежных средств. Заявитель имеет право получить деньги лично через кассу или на банковский счёт. Важная норма — родственники могут обратиться за выплатами в течение четырёх месяцев со дня смерти работника. По истечении этого срока невостребованные суммы переходят в наследственную массу и выплачиваются уже наследникам в общем порядке, через нотариуса и свидетельство о праве на наследство.

После проведения окончательного расчёта работодатель закрывает все внутренние процедуры по сотруднику: формирует и подшивает в личное дело копии документов, обновляет данные в кадровой и бухгалтерской системе, корректно отражает увольнение в отчётности (форма ЕФС-1, расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ), при необходимости проводит инвентаризацию подотчётных средств и материальных ценностей, числившихся за работником. На этом процедура оформления умершего сотрудника считается завершённой, а кадровое дело — переведённым в архивное хранение в соответствии с установленными сроками.