Как рассчитать численность работников

Способы, как найти численность работников, нужны при составлении периодической отчетности. Именно эти данные учитывают при расчете страховых выплат, вносят в периодическую отчетность и принимают во внимание при проработке кадровой политики.

Если рассматривается среднесписочная численность работников, как рассчитать будет зависеть от периода. Соответствующие данные необходимо готовить за квартал, полугодие, 9 месяцев и год, в соответствии с отчетностью, в которую эти данные вносятся. Разбираемся, что такое средняя численность работников, как рассчитать и как правильно подать документы.

Среднесписочная численность (ССЧ) работников — важный показатель, который используется для анализа и планирования деятельности компании. Он позволяет оценить количество сотрудников, работающих в организации на постоянной основе, и определить нагрузку на кадровый отдел.

Говоря простыми словами, ССЧ - это то, сколько в среднем людей работало у вас за какой-то срок.

Существует несколько методов вычисления:

• Ручной. Один из самых трудных, так как специалист лично считает, сколько сотрудников работало в компании каждый день за определенный период, а потом вычисляет среднее число. Для этого применяется соответствующая формула.
• Автоматизированный. Современные технологии позволяют автоматизировать процесс. Существуют специальные программы и онлайн-сервисы, которые автоматически собирают и обрабатывают данные о сотрудниках. Это значительно упрощает процесс и снижает вероятность ошибок.

Выбор метода зависит от размера компании, наличия ресурсов и требуемой точности расчетов.

Что принимают во внимание в ходе вычислений:

• Количество сотрудников на начало и конец отчетного периода.
• Временные изменения в штате (прием на работу, увольнение, отпуск, больничный).
• Работа по совместительству и договорам подряда.

Учет этих факторов позволяет получить более точную оценку ССЧ и избежать ошибок в расчетах.

Для практического применения методов расчета ССЧ можно использовать следующие шаги:

• Выяснение, сколько людей работало в каждый день периода.
• Подсчет, сколько всего работало в месяц.
• Усреднение данных путем деления общей суммы на дни в месяце (в зависимости от года это может быть 28, 29, 30 или 31 день).
• Анализ полученных результатов и их использование для дальнейших целей.
• Корректировка расчетов при изменении состава сотрудников в течение месяца.

Формула расчета достаточно проста. Необходимо умножить количество дней на количество сотрудников столько раз, сколько их число менялось. Например, если с 1 по 8 работали трое, с 9 по 15 четверо, а с 15 по конец месяца пятеро, необходимо умножить 8 на 3, затем остальные аналогичным образом и сложить все числа Полученную цифру необходимо разделить на дни в месяце. Это и будет среднее количество сотрудников, которые работали за этот месяц.

Алгоритм вычислений довольно простой:

• Выяснить, сколько людей работало в каждый день года. Для этого необходимо учитывать все дни, когда сотрудники фактически работали или отсутствовали на работе (отпуск, больничный, командировка и т. д.).
• Выяснить, сколько людей работало в каждом месяце: пример мы описывали выше. Складываем все данные.
• Усреднить данные путем деления общей суммы на 365 (или 366 в високосный год).

Пример расчета:
Предположим, что у вас 10 человек. В январе они все работают полный месяц, в феврале один сотрудник уходит в отпуск на неделю, а в марте компания принимает на работу еще двух сотрудников.

• В январе общее количество работников — 10, количество дней — 31. Среднесписочная численность за январь: 10: 31 = 0,32 (округляем до 10).
• В феврале общее количество работников — 9, количество дней — 28. Среднесписочная численность за февраль: 9: 28 = 0,32 (округляем до 10).
• В марте общее количество работников — 12, количество дней — 31. Среднесписочная численность за март: 12: 31 ≈ 0,39 (округляем до 4).

Теперь суммируем полученные значения за три месяца: 10 + 10 + 4 = 24. И делим на 3 (количество месяцев): 24: 3 = 8. Это и есть показатель среднесписочной численности работников компании за год.

Иногда поиск способов, как найти среднесписочную численность работников, направлен немного не в ту сторону. Так происходит, если возникает путаница в понятиях, так как выделяют отдельно списочную и среднесписочную численность.

В чем между ними разница:

• Средняя численность сотрудников — это то, сколько в среднем у вас работает в определенный период времени людей. Этот показатель используется для анализа и планирования кадровой политики, а также для расчета других показателей, таких как производительность труда и затраты на персонал.
• Списочная численность — это общее количество сотрудников, работающих в организации по трудовым договорам, включая тех, кто находится в отпуске, на больничном или в командировке. Списочная численность отражает полный состав работников компании на определенную дату.

Разница между средней и списочной численностью заключается в том, что средняя численность учитывает среднее количество работников за период времени, а списочная численность — общее количество работников на конкретную дату. Это позволяет более точно оценить кадровый потенциал компании и эффективность использования трудовых ресурсов.

А это уже в большей степени вопрос кадрового свойства. Учитывается, сколько в любой нужный день работает людей по трудовому соглашению. Сюда входят не только те, кто действительно находится на рабочем месте, но и те, кто по любым причинам отсутствует.

Чтобы рассчитать списочную численность работников, нужно:

• Определить количество сотрудников на каждую конкретную дату.
• Сложить полученные значения за выбранный период (например, месяц или год).
• Если необходимо получить среднее значение, разделить сумму на количество дней в выбранном периоде.

Формула для расчета списочной численности:
Чсп = {Σ\ Ч_{сп\ i}0}/{Д}, где:

• е Чсп — списочная численность;
• е Σ\ Ч_{сп\ i} — сумма списочных численностей за каждый день периода;
• е Д — количество дней в периоде.

Пример расчета:
Предположим, что в компании работает 10 человек. На 1 января все сотрудники присутствуют, на 5 января один сотрудник уходит в отпуск.

• Списочная численность на 1 января: 10.
• Списочная численность на 5 января: 9.
• Суммируем полученные значения: 10 + 9 = 19.

Если нужно получить среднее значение за период, делим сумму на количество дней. Допустим, у нас есть данные только за два дня. Тогда списочная численность за этот период составит: 19/2 = 9,5. Округляем до 10 и получаем итоговое значение списочной численности работников за выбранный период.

Численность работников нужна не только для того, чтобы предоставлять отчетность в соответствующие органы, но и для оценки кадрового потенциала. Зная, что такое средняя списочная численность работников, понять, как рассчитать в любой период времени будет намного проще. Отслеживание этого показателя позволит выяснить, насколько сильная у вас текучка кадров, как правильно составить график отпусков, а также решить множество других задач по организации профессиональной деятельности.

Как правило, расчетом показателей и внесением их в соответствующую документацию занимаются профильные специалисты. Поэтому для обеспечения надежного документооборота рекомендуется пополнить свой штат сотрудниками, которые хорошо разбираются в актуальных требованиях и знают, как производить расчеты.