Как рассчитать численность работников

Способы, как найти численность работников, нужны при составлении периодической отчетности. Именно эти данные учитывают при расчете страховых выплат, вносят в периодическую отчетность и принимают во внимание при проработке кадровой политики.

Если рассматривается среднесписочная численность работников, как рассчитать будет зависеть от периода. Соответствующие данные необходимо готовить за квартал, полугодие, 9 месяцев и год, в соответствии с отчетностью, в которую эти данные вносятся. Разбираемся, что такое средняя численность работников, как рассчитать и как правильно подать документы.

Среднесписочная численность (ССЧ) работников — важный показатель, который используется для анализа и планирования деятельности компании. Он позволяет оценить количество сотрудников, работающих в организации на постоянной основе, и определить нагрузку на кадровый отдел.

Говоря простыми словами, ССЧ - это то, сколько в среднем людей работало у вас за какой-то срок.

Существует несколько методов вычисления:

• Ручной. Один из самых трудных, так как специалист лично считает, сколько сотрудников работало в компании каждый день за определенный период, а потом вычисляет среднее число. Для этого применяется соответствующая формула.
• Автоматизированный. Современные технологии позволяют автоматизировать процесс. Существуют специальные программы и онлайн-сервисы, которые автоматически собирают и обрабатывают данные о сотрудниках. Это значительно упрощает процесс и снижает вероятность ошибок.

Выбор метода зависит от размера компании, наличия ресурсов и требуемой точности расчетов.

Показатели списочной и среднесписочной численности — это далеко не просто цифры для галочки в отчетах, а стратегические инструменты, которые влияют на статус компании, ее обязательства и финансовое планирование. Поэтому грамотный бухгалтер или руководитель смотрит на среднесписочную численность как на компас для принятия управленческих решений и минимизации рисков при проверках контролирующих органов.

1. Налоговый режим и льготы. Самый чувствительный для бизнеса момент — право применять упрощенную систему налогообложения (УСН). Закон жестко ограничивает лимит средней численности работников для УСН до 100 человек (в некоторых случаях до 130). Превышение этого порога хотя бы на одного человека приводит к автоматическому слету с упрощенки и необходимости пересчитывать все налоги с начала квартала по общей системе, что может больно ударить по бюджету.
2. Способ сдачи отчетности. Среднесписочная численность определяет, имеете ли вы право сдавать налоговые декларации и расчеты по страховым взносам на бумаге, или обязаны отчитываться исключительно в электронной форме через ТКС. Если в прошлом году численность превысила 100 человек, вы больше не можете пользоваться бумажным документооборотом с ФНС и ПФР.
3. Квоты для инвалидов. Как только среднесписочная численность компании переваливает за отметку в 35 человек, у работодателя возникает обязанность квотировать рабочие места для трудоустройства инвалидов. Игнорирование этой нормы ведет к серьезным административным санкциям.
4. Форма отчетности. Ежегодно до 20 января предприятия сдают сведения о среднесписочной численности за предыдущий год в налоговую инспекцию. Это один из ключевых отчетов, по которому ФНС сверяет данные и следит за соблюдением вышеуказанных критериев.

Расчет среднесписочной численности (ССЧ) на первый взгляд кажется запутанным, но на деле он сводится к простой формуле и строгой последовательности действий. Главное — понимать, что этот показатель выводится расчетным путем, а не является простым сложением количества занятых ставок. Отчетный период диктует масштаб вычислений: мы начинаем с ежедневных данных и постепенно укрупняем их до месяца, квартала и, наконец, года. Ошибка на первом этапе, например, неправильный учет совместителей или забытый больничный, лавинообразно нарастает и искажает всю картину, что в итоге может привести к сдаче недостоверных сведений в налоговую.

1. Расчет ССЧ за месяц. Это базовый кирпичик, основа всего дальнейшего учета. Чтобы получить месячный показатель, нужно сложить списочную численность сотрудников за каждый календарный день месяца (с 1-го по 30-е или 31-е число) и разделить полученную сумму на общее количество календарных дней в этом месяце. Принципиальный момент: мы берем все календарные дни, включая выходные и праздники. Численность за выходной день равна той, что была за предыдущий рабочий день. Так, если в пятницу у вас работало 10 человек, то и за субботу и воскресенье в расчет пойдут те же 10 человек.

2. Учет сотрудников с неполным рабочим днем. Здесь кроется самая частая ошибка. Тех, кто трудится на полставки или неполную неделю по инициативе работодателя или по соглашению, нельзя считать как целые единицы. Их нужно учитывать пропорционально отработанному времени. Сначала вы считаете общее количество человеко-часов, отработанных такими сотрудниками за месяц. Затем делите этот показатель на продолжительность рабочего дня (при стандартной пятидневке это 8 часов) и на количество рабочих дней в месяце. Только получив это дробное число, вы прибавляете его к общей сумме.

3. Расчет за квартал или год. Зная ССЧ за каждый месяц отчетного периода, вычислить квартальный или годовой показатель проще простого. Нужно взять три значения месячной ССЧ для квартала (или 12 для года), сложить их и разделить на 3 (или 12 соответственно). Полученное число снова округляется до целого по стандартным математическим правилам. Так, если ваша ССЧ за первый квартал составила 10, 12 и 11 человек, то сумма будет равна 33, а средняя за квартал — ровно 11.

Что принимают во внимание в ходе вычислений:

• Количество сотрудников на начало и конец отчетного периода.
• Временные изменения в штате (прием на работу, увольнение, отпуск, больничный).
• Работа по совместительству и договорам подряда.

Учет этих факторов позволяет получить более точную оценку ССЧ и избежать ошибок в расчетах.

Для практического применения методов расчета ССЧ можно использовать следующие шаги:

• Выяснение, сколько людей работало в каждый день периода.
• Подсчет, сколько всего работало в месяц.
• Усреднение данных путем деления общей суммы на дни в месяце (в зависимости от года это может быть 28, 29, 30 или 31 день).
• Анализ полученных результатов и их использование для дальнейших целей.
• Корректировка расчетов при изменении состава сотрудников в течение месяца.

Формула расчета достаточно проста. Необходимо умножить количество дней на количество сотрудников столько раз, сколько их число менялось. Например, если с 1 по 8 работали трое, с 9 по 15 четверо, а с 15 по конец месяца пятеро, необходимо умножить 8 на 3, затем остальные аналогичным образом и сложить все числа Полученную цифру необходимо разделить на дни в месяце. Это и будет среднее количество сотрудников, которые работали за этот месяц.

Алгоритм вычислений довольно простой:

• Выяснить, сколько людей работало в каждый день года. Для этого необходимо учитывать все дни, когда сотрудники фактически работали или отсутствовали на работе (отпуск, больничный, командировка и т. д.).
• Выяснить, сколько людей работало в каждом месяце: пример мы описывали выше. Складываем все данные.
• Усреднить данные путем деления общей суммы на 365 (или 366 в високосный год).

Пример расчета:
Предположим, что у вас 10 человек. В январе они все работают полный месяц, в феврале один сотрудник уходит в отпуск на неделю, а в марте компания принимает на работу еще двух сотрудников.

• В январе общее количество работников — 10, количество дней — 31. Среднесписочная численность за январь: 10: 31 = 0,32 (округляем до 10).
• В феврале общее количество работников — 9, количество дней — 28. Среднесписочная численность за февраль: 9: 28 = 0,32 (округляем до 10).
• В марте общее количество работников — 12, количество дней — 31. Среднесписочная численность за март: 12: 31 ≈ 0,39 (округляем до 4).

Теперь суммируем полученные значения за три месяца: 10 + 10 + 4 = 24. И делим на 3 (количество месяцев): 24: 3 = 8. Это и есть показатель среднесписочной численности работников компании за год.

Списочная численность — это моментальный срез, фотография вашего штата на конкретный день. Заблуждение думать, что в нее включаются только те, кто физически находится на рабочем месте. На самом деле списочный состав гораздо шире, и в него входят практически все, с кем у компании заключен трудовой договор, независимо от того, работают ли они сегодня или нет. Именно из списочной численности, как из теста, мы позже будем «вырезать» или «добавлять» категории сотрудников для расчета средней численности, поэтому так важно изначально не ошибиться с тем, кого мы считаем.

Включаются в списочный состав:

• Фактически работающие и явившиеся на службу, даже если они простаивают не по своей вине;
• Сотрудники в служебных командировках, включая зарубежные, если за ними сохраняется заработная плата;
• Отсутствующие по болезни (по листку нетрудоспособности) до момента их увольнения;
• Находящиеся в ежегодном основном или дополнительном оплачиваемом отпуске;
• Работники, которым предоставлен день отдыха за работу в выходные или праздничные дни;
• Лица, находящиеся в учебном отпуске с сохранением зарплаты;
• Надомники — их учитывают как целые единицы за каждый календарный день.

Категорически не включаются в списочный состав внешние совместители, так как они имеют основное место работы в другой организации и учитываются там. Также в список не попадают исполнители по гражданско-правовым договорам (подряда, услуг). Важно не путать их с теми, кто оформлен по трудовому договору. А вот внутренние совместители, занимающие в компании полторы или две ставки, учитываются в списочной численности как один человек. В основе учета всегда лежит не количество занятых ставок, а количество живых людей, заключивших трудовой договор. И наконец, есть категории, которые присутствуют в списочном составе, но затем вычитаются при переходе к среднесписочной: это женщины в декрете, сотрудники в отпуске по уходу за ребенком и те, кто взял отпуск без сохранения зарплаты на период обучения или сдачи вступительных экзаменов.

Иногда поиск способов, как найти среднесписочную численность работников, направлен немного не в ту сторону. Так происходит, если возникает путаница в понятиях, так как выделяют отдельно списочную и среднесписочную численность.

В чем между ними разница:

• Средняя численность сотрудников — это то, сколько в среднем у вас работает в определенный период времени людей. Этот показатель используется для анализа и планирования кадровой политики, а также для расчета других показателей, таких как производительность труда и затраты на персонал.
• Списочная численность — это общее количество сотрудников, работающих в организации по трудовым договорам, включая тех, кто находится в отпуске, на больничном или в командировке. Списочная численность отражает полный состав работников компании на определенную дату.

Разница между средней и списочной численностью заключается в том, что средняя численность учитывает среднее количество работников за период времени, а списочная численность — общее количество работников на конкретную дату. Это позволяет более точно оценить кадровый потенциал компании и эффективность использования трудовых ресурсов.

А это уже в большей степени вопрос кадрового свойства. Учитывается, сколько в любой нужный день работает людей по трудовому соглашению. Сюда входят не только те, кто действительно находится на рабочем месте, но и те, кто по любым причинам отсутствует.

Чтобы рассчитать списочную численность работников, нужно:

• Определить количество сотрудников на каждую конкретную дату.
• Сложить полученные значения за выбранный период (например, месяц или год).
• Если необходимо получить среднее значение, разделить сумму на количество дней в выбранном периоде.

Формула для расчета списочной численности:
Чсп = {Σ\ Ч_{сп\ i}0}/{Д}, где:

• е Чсп — списочная численность;
• е Σ\ Ч_{сп\ i} — сумма списочных численностей за каждый день периода;
• е Д — количество дней в периоде.

Пример расчета:
Предположим, что в компании работает 10 человек. На 1 января все сотрудники присутствуют, на 5 января один сотрудник уходит в отпуск.

• Списочная численность на 1 января: 10.
• Списочная численность на 5 января: 9.
• Суммируем полученные значения: 10 + 9 = 19.

Если нужно получить среднее значение за период, делим сумму на количество дней. Допустим, у нас есть данные только за два дня. Тогда списочная численность за этот период составит: 19/2 = 9,5. Округляем до 10 и получаем итоговое значение списочной численности работников за выбранный период.

Численность работников нужна не только для того, чтобы предоставлять отчетность в соответствующие органы, но и для оценки кадрового потенциала. Зная, что такое средняя списочная численность работников, понять, как рассчитать в любой период времени будет намного проще. Отслеживание этого показателя позволит выяснить, насколько сильная у вас текучка кадров, как правильно составить график отпусков, а также решить множество других задач по организации профессиональной деятельности.

Как правило, расчетом показателей и внесением их в соответствующую документацию занимаются профильные специалисты. Поэтому для обеспечения надежного документооборота рекомендуется пополнить свой штат сотрудниками, которые хорошо разбираются в актуальных требованиях и знают, как производить расчеты.