Увольнение сотрудника: какие документы должны быть оригинальными, а какие в виде копий?

При увольнении сотрудника в 2025 году работодатель обязан выдать работнику на руки обширный пакет документов. Правильное оформление и разделение документов на оригиналы и копии — ключевой момент, который защищает интересы как работника, так и работодателя. Понимание того, какие документы при увольнении от работодателя на руки работнику выдаются в оригинальном виде, а какие в форме заверенных копий, поможет избежать правовых нарушений и обеспечить соблюдение трудового законодательства.

Процедура выдачи документов при увольнении от работодателя на руки работнику в 2024 году регламентируется статьями 62 и 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Согласно действующему законодательству, работодатель несет обязательства по предоставлению работнику полного комплекта документов, связанных с трудовой деятельностью.

Статья 84.1 ТК РФ четко определяет, что в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности, а также произвести окончательный расчет. Статья 62 ТК РФ расширяет этот перечень, включая дополнительные документы, которые могут потребоваться работнику.

Существует строго определенный перечень документов оригиналов, которые работодатель обязан выдать увольняющемуся сотруднику исключительно в оригинальном виде. Эти документы имеют особую юридическую значимость и не могут быть заменены копиями.

Трудовая книжка или справка СТД-Р. Основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, является трудовая книжка в бумажном формате или справка о сведениях трудовой деятельности (СТД-Р) для тех, кто перешел на электронный формат ведения трудовых книжек. Трудовая книжка выдается в оригинале без каких-либо исключений.

Справка СТД-Р формируется работодателем на основании данных электронной трудовой книжки и также считается оригинальным документом. Она содержит информацию о приеме на работу, переводах, увольнении и других значимых событиях трудовой деятельности у конкретного работодателя.

Расчетный листок за последний месяц. Расчетный листок представляет собой документ, содержащий детальную информацию о начислениях и удержаниях из заработной платы работника. При увольнении этот документ выдается в оригинальном виде и отражает все расчеты за последний отработанный период.

Справки о страховых взносах и стаже. К документам оригиналам относятся заверенные выписки из отчетности по страховым взносам. Работодатель обязан предоставить выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам (РСВ), содержащую персональные данные увольняющегося сотрудника, а также выписку из подраздела 1.2 формы ЕФС-1 "Сведения о страховом стаже".


Справка о доходах и НДФЛ. Справка о доходах физического лица по форме, утвержденной приказом ФНС (ранее именовавшаяся справкой 2-НДФЛ), выдается в оригинальном виде. Этот документ содержит информацию о всех доходах работника у данного работодателя и суммах удержанного подоходного налога.

Справка 182н о заработке. Несмотря на то, что форма справки 182н была официально отменена с 2023 года, работодатели продолжают выдавать аналогичные справки о заработке за текущий и два предшествующих календарных года. Эта справка необходима для расчета пособий по временной нетрудоспособности на новом месте работы.

Определенная категория документов предоставляется работнику в виде заверенных копий. Такие копии имеют полную юридическую силу, поскольку заверяются подписью руководителя и печатью организации.

Приказы о трудовой деятельности. Копии приказов о приеме на работу, переводах на другие должности и увольнении выдаются в заверенном виде. Приказ об увольнении сколько экземпляров должен быть — этот вопрос регулируется внутренними процедурами организации, но работнику всегда предоставляется заверенная копия.

Важно отметить, что приказ об увольнении отдается ли работнику — да, обязательно. Работник имеет право получить копию приказа как в день увольнения, так и позднее по письменному запросу. Приказ об увольнении сколько экземпляров обычно составляется — как минимум два: один для архива, второй для работника.

Существует ряд документов, выдача которых формально не предусмотрена Трудовым кодексом, однако судебная практика складывается в пользу работников. К таким документам относятся штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и положения об оплате труда.

Штатное расписание. Хотя ТК РФ не обязывает работодателя выдавать штатное расписание целиком, суды часто принимают решения в пользу работников, обязывая предоставить выписку из штатного расписания.

Внутренние нормативные акты. Правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда формально не входят в перечень документов статьи 62 ТК РФ, но суды встают на сторону работников.

С развитием цифровизации трудовых отношений особое значение приобретает правильное оформление электронных документов. Справка СТД-Р может предоставляться как в бумажном, так и в электронном виде, но обязательно с усиленной квалифицированной электронной подписью.

При ведении электронной трудовой книжки работодатель обязан ежемесячно до 25 числа подавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд. При увольнении эти сведения должны быть переданы не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

Задержка в выдаче документов при увольнении может повлечь материальную ответственность работодателя за вынужденный прогул работника, даже если трудовые отношения уже прекращены.

Для эффективной организации процесса увольнения и минимизации правовых рисков HR-службе рекомендуется разработать четкий алгоритм действий. В первую очередь необходимо создать чек-лист обязательных документов для каждой категории увольняемых сотрудников.

Чек-лист действий HR-службы:

• Подготавливайте документы заблаговременно, не дожидаясь последнего дня работы сотрудника
• Ведите точный учет выданных документов с указанием даты и способа передачи
• Обеспечьте надлежащее заверение копий документов печатью и подписью
• Разработайте процедуру для случаев, когда работник отсутствует в день увольнения
• Регулярно обновляйте формы документов в соответствии с изменениями законодательства

Правильное оформление и своевременная выдача документов при увольнении — это не только требование закона, но и показатель профессионализма HR-службы организации. Понимание различий между документами оригиналами и теми, что выдаются в копиях, помогает избежать правовых споров и обеспечить соблюдение трудовых прав работников.

В 2025 году особое внимание следует уделить правильности ведения электронных трудовых книжек и оформлению справок СТД-Р. Цифровизация трудовых отношений требует от кадровых служб постоянного обновления знаний и адаптации к новым требованиям законодательства.

Работодателям рекомендуется проактивно подходить к вопросам документооборота при увольнении, не дожидаясь запросов от работников. Это не только снижает правовые риски, но и формирует положительный имидж компании как ответственного работодателя, что важно в условиях конкурентного рынка труда.