Категории специалистов
Ассистенты
Руководитель отдела продаж
SEO-специалист
Менеджер по закупкам
Логист
Менеджер ВЭД
Менеджер по рекламе

Увольнение сотрудника: какие документы должны быть оригинальными, а какие в виде копий?

Увольнение сотрудника: какие документы должны быть оригинальными, а какие в виде копий?

Время прочтения: 5 минут
При увольнении сотрудника в 2025 году работодатель обязан выдать работнику на руки обширный пакет документов. Правильное оформление и разделение документов на оригиналы и копии — ключевой момент, который защищает интересы как работника, так и работодателя. Понимание того, какие документы при увольнении от работодателя на руки работнику выдаются в оригинальном виде, а какие в форме заверенных копий, поможет избежать правовых нарушений и обеспечить соблюдение трудового законодательства.

Правовые основы выдачи документов при увольнении

Процедура выдачи документов при увольнении от работодателя на руки работнику в 2024 году регламентируется статьями 62 и 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Согласно действующему законодательству, работодатель несет обязательства по предоставлению работнику полного комплекта документов, связанных с трудовой деятельностью.

Статья 84.1 ТК РФ четко определяет, что в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности, а также произвести окончательный расчет. Статья 62 ТК РФ расширяет этот перечень, включая дополнительные документы, которые могут потребоваться работнику.

❗ Важно!

Невыдача или несвоевременная выдача документов при увольнении может повлечь административную ответственность для работодателя в виде штрафа до 50 000 рублей для организаций и до 5 000 рублей для должностных лиц.

Обязательные документы в оригинале

Существует строго определенный перечень документов оригиналов, которые работодатель обязан выдать увольняющемуся сотруднику исключительно в оригинальном виде. Эти документы имеют особую юридическую значимость и не могут быть заменены копиями.

Трудовая книжка или справка СТД-Р. Основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, является трудовая книжка в бумажном формате или справка о сведениях трудовой деятельности (СТД-Р) для тех, кто перешел на электронный формат ведения трудовых книжек. Трудовая книжка выдается в оригинале без каких-либо исключений.

Справка СТД-Р формируется работодателем на основании данных электронной трудовой книжки и также считается оригинальным документом. Она содержит информацию о приеме на работу, переводах, увольнении и других значимых событиях трудовой деятельности у конкретного работодателя.

Расчетный листок за последний месяц. Расчетный листок представляет собой документ, содержащий детальную информацию о начислениях и удержаниях из заработной платы работника. При увольнении этот документ выдается в оригинальном виде и отражает все расчеты за последний отработанный период.

Справки о страховых взносах и стаже. К документам оригиналам относятся заверенные выписки из отчетности по страховым взносам. Работодатель обязан предоставить выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам (РСВ), содержащую персональные данные увольняющегося сотрудника, а также выписку из подраздела 1.2 формы ЕФС-1 "Сведения о страховом стаже".

🔍 Мнение эксперта


"Особое внимание следует уделять правильности оформления справки СТД-Р. Этот документ должен содержать актуальную печать организации и подпись уполномоченного лица. Ошибки в СТД-Р могут создать серьезные проблемы для работника при трудоустройстве на новое место работы."


Анна Петрова, ведущий HR-консультант с 15-летним опытом


Справка о доходах и НДФЛ. Справка о доходах физического лица по форме, утвержденной приказом ФНС (ранее именовавшаяся справкой 2-НДФЛ), выдается в оригинальном виде. Этот документ содержит информацию о всех доходах работника у данного работодателя и суммах удержанного подоходного налога.

Справка 182н о заработке. Несмотря на то, что форма справки 182н была официально отменена с 2023 года, работодатели продолжают выдавать аналогичные справки о заработке за текущий и два предшествующих календарных года. Эта справка необходима для расчета пособий по временной нетрудоспособности на новом месте работы.

Документы, выдаваемые в виде заверенных копий

Определенная категория документов предоставляется работнику в виде заверенных копий. Такие копии имеют полную юридическую силу, поскольку заверяются подписью руководителя и печатью организации.

Приказы о трудовой деятельности. Копии приказов о приеме на работу, переводах на другие должности и увольнении выдаются в заверенном виде. Приказ об увольнении сколько экземпляров должен быть — этот вопрос регулируется внутренними процедурами организации, но работнику всегда предоставляется заверенная копия.

Важно отметить, что приказ об увольнении отдается ли работнику — да, обязательно. Работник имеет право получить копию приказа как в день увольнения, так и позднее по письменному запросу. Приказ об увольнении сколько экземпляров обычно составляется — как минимум два: один для архива, второй для работника.

Сводная таблица документов при увольнении


Тип документа

Форма выдачи

Обязательность

Правовое основание

Трудовая книжка/СТД-Р

Оригинал

Обязательно

Ст. 84.1 ТК РФ

Расчетный листок

Оригинал

Обязательно

Ст. 136 ТК РФ

Справка о доходах

Оригинал

Обязательно

Ст. 62 ТК РФ

Приказы о трудовой деятельности

Заверенная копия

По запросу

Ст. 62 ТК РФ

Выписки из РСВ и ЕФС-1

Заверенная копия

Обязательно

Закон № 27-ФЗ

Справка 182н

Оригинал

По запросу

НК РФ

Спорные документы и судебная практика

Существует ряд документов, выдача которых формально не предусмотрена Трудовым кодексом, однако судебная практика складывается в пользу работников. К таким документам относятся штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и положения об оплате труда.

Штатное расписание. Хотя ТК РФ не обязывает работодателя выдавать штатное расписание целиком, суды часто принимают решения в пользу работников, обязывая предоставить выписку из штатного расписания.

Внутренние нормативные акты. Правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда формально не входят в перечень документов статьи 62 ТК РФ, но суды встают на сторону работников.

❗ Важно!

Работодатель не обязан выдавать документы, содержащие персональные данные других сотрудников или составляющие коммерческую тайну. В таких случаях предоставляются выписки, касающиеся только конкретного работника.

Особенности электронного документооборота

С развитием цифровизации трудовых отношений особое значение приобретает правильное оформление электронных документов. Справка СТД-Р может предоставляться как в бумажном, так и в электронном виде, но обязательно с усиленной квалифицированной электронной подписью.

При ведении электронной трудовой книжки работодатель обязан ежемесячно до 25 числа подавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд. При увольнении эти сведения должны быть переданы не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

Задержка в выдаче документов при увольнении может повлечь материальную ответственность работодателя за вынужденный прогул работника, даже если трудовые отношения уже прекращены.

Практические рекомендации для HR-службы

Для эффективной организации процесса увольнения и минимизации правовых рисков HR-службе рекомендуется разработать четкий алгоритм действий. В первую очередь необходимо создать чек-лист обязательных документов для каждой категории увольняемых сотрудников.

Чек-лист действий HR-службы:
  • Подготавливайте документы заблаговременно, не дожидаясь последнего дня работы сотрудника
  • Ведите точный учет выданных документов с указанием даты и способа передачи
  • Обеспечьте надлежащее заверение копий документов печатью и подписью
  • Разработайте процедуру для случаев, когда работник отсутствует в день увольнения
  • Регулярно обновляйте формы документов в соответствии с изменениями законодательства
Правильное оформление и своевременная выдача документов при увольнении — это не только требование закона, но и показатель профессионализма HR-службы организации. Понимание различий между документами оригиналами и теми, что выдаются в копиях, помогает избежать правовых споров и обеспечить соблюдение трудовых прав работников.

В 2025 году особое внимание следует уделить правильности ведения электронных трудовых книжек и оформлению справок СТД-Р. Цифровизация трудовых отношений требует от кадровых служб постоянного обновления знаний и адаптации к новым требованиям законодательства.

Работодателям рекомендуется проактивно подходить к вопросам документооборота при увольнении, не дожидаясь запросов от работников. Это не только снижает правовые риски, но и формирует положительный имидж компании как ответственного работодателя, что важно в условиях конкурентного рынка труда.

❗ Помните:

Документы при увольнении 2024 году от работодателя на руки работнику должны выдаваться в полном объеме и в установленные сроки. Это основа цивилизованных трудовых отношений и гарантия защиты прав всех участников трудового процесса.

Часто задаваемые вопросы

Полезные статьи

простыми словами о важном