Адаптация новых сотрудников в компании

Профессиональной адаптацией  называется приспособление к условиям работы в конкретной фирме, куда человек недавно трудоустроился. Статистика гласит, что примерно 30% сотрудников принимают решение о прощании с компанией после завершения, а иногда и во время испытательного периода.  Расскажем, как правильно выполнять адаптацию персонала в организации, сократить связанные с этим затраты.

Наглядный пример программы адаптации нового сотрудника в организации – это его постепенное введение в должность с привлечением наставника. Для успешного прохождения данного процесса руководитель должен поставить себя на место работника, представив вопросы, которые у того могут возникать и возможные страхи. С таковыми сталкиваются почти все сотрудники по приходу  на новое место трудовой деятельности.

Адаптация персонала представляет собой многоуровневый процесс, включающий:

1. Знакомство с фирмой – данный этап еще называют предаптационным;
2. Организацию руководством организационной, технической и социальной адаптации.
3. Организацию обучения.
4. Контакты с новым работником его интеграцию в трудовой ритм.
5. Получение обратной связи от нового члена коллектива и того, что является его наставником.

На предадаптационной стадии претендент на вакантное место знакомится с организацией и теми, кто в ней работает. Находит вакансию, анализирует отзывы о фирме. Исходя из этого, им принимается решение откликаться на предложение о трудоустройстве или нет.

На этой стадии организацией предоставляется полный перечень требований к соискателю, объективные сведения о себе как о работодателе.

Задача рекрутера заключается в формировании у потенциального работника доверительного отношения к фирме на стадии проведения собеседования. Он знакомит будущего члена коллектива (если тот все-таки примет предложение о трудоустройстве):

• с историей организации, ее рыночной позицией;
• направлениями работы, ключевыми задачами и целями;
• возможностями продвижения по карьерной лестнице;
• нюансами контактов с другими членами команды и начальством;
• организационной структурой.

Насчитывается несколько этапов адаптации, весь процесс может занимать от полугода до года.

Человек становится частью команды, перед ним ставится задача прохождения испытательного срока. Он знакомится с целями и задачами компании, ее структурой, внутренним распорядком и членами коллектива. Сопоставляет имеющиеся ожидания с реальностью, принимая решение, хочет ли он работать в данной организации постоянно.

На данном этапе руководством оцениваются его качества: как персональные, так и связанные с профессиональной деятельностью. При демонстрации хороших результатов, соответствия новой роли ему поступает предложение о постоянном сотрудничестве. Если за испытательный срок раскрыться у новичка не получается, соглашение с ним расторгается.

Сотрудник узнает детали об организации, его деятельность контролируется куратором, указывающим на допущенные ошибки, оценивающим работу. Эта стадия длится от 3 месяцев до полугода, иногда год.

Новый член коллектива активно контактирует с другими членами команды и руководителем.

Сотрудник четко понимает возложенные на него обязанности и собственную значимость для коллектива, привыкает к фирме. Помощь наставника требуется ему по минимуму. Он уже способен к самостоятельному обучению новичков.

Первым делом нужно сказать про виды адаптации персонала. Она бывает двух типов:

• первичной;
• вторичной.

В первом случае речь идет о трудоустройстве сразу после университета, приобретении первичного опыта налаживания контактов с сотрудниками.

Во втором у сотрудника уже есть ее не менее одной записи в трудовой книжке, речь идет о смене команды, компании либо должности.

Помимо этого существует классификация адаптации в соответствии с новыми реалиями, в которых работнику предстоит оказаться.

Под организационной адаптацией подразумевается привыкание к условиям трудовой деятельности:

• особенностям трудового формата внутри фирмы;
• правилам обустройства рабочего пространства, к примеру, в банках персонал обязан соблюдать дресс-код, следить за тем, чтобы зона контактов с клиентами выглядела определенным образом.

Работник привыкает к трудовому графику, нагрузкам, которые обычно оговариваются еще на стадии интервью. Перечисленные факторы нередко выступают главной причиной отказа от последующего сотрудничества. 

В рамках технической адаптационной стадии работник подключается к экосистеме фирмы. Ему предоставляют доступы к корпоративным ресурсам, обучают использованию ПО.

Сотрудник знакомится:

• со спецификой контактов внутри команды;
• царящей в фирме атмосферой;
• стилем контактов с руководством;
• корпоративной конфиденциальностью и этикетом;
• значимыми для организации датами.

Перед компанией ставится задача в оказании помощи новому члену команды с интеграцией в коллектив, предоставлении общих данных.

На стадии профессиональной адаптации нового члена команды знакомят с трудовыми функциями, он должен понять свою роль в работе фирмы. Работник занимается аналитикой:

• должностных инструкций и рабочих стандартов;
• характером задач;
• сведений о реализуемой фирмой продукцией либо услуг;
• алгоритмов обработки жалоб.

Новый член коллектива интегрируется в рабочие процессы поэтапно. Основные шаги связаны:

• с его передачей наставнику;
• выдачей ментором заданий в соответствии с утвержденным планом;
• обеспечением обратной связи по результатам проделанной работы;
• мониторингом деятельности нового члена коллектива с целью нивелирования вероятности ошибок.

Чтобы адаптация персонала была успешной важно получать обратную связь по ее итогам.

Руководитель и наставник формируют чек-лист для анализа приобретенных новичком знаний и навыков, анализируют – насколько успешным оказалось обучение.

Эта стадия значима для оценки настроя работники и оперативной обработки возникающих возражений.

Фирма должна утвердить план интеграции нового члена команды в трудовой процесс. Содействие в адаптации новым членам коллектива минимизирует ошибки с их стороны, увеличивает шансы на прохождение испытательного срока. Сотрудник, получающий помощь в приспособлении к новым условиям с большей долей вероятности решит сотрудничать с компанией и далее.

Практически все работники сталкиваются с одинаковыми проблемами по приходу в новую компанию. Главная из них связана с дискомфортом психологического характера от требований, выдвигаемых руководством. Дистанцирование новичков от других членов коллектива, мысли об увольнении до завершения испытательного периода достаточно распространенное явление.

Новые работники часто сомневаются в своих силах, проявляют стеснение при взаимодействии с руководством и коллегами. Ими остро ощущается дефицит практических навыков, они боятся ошибиться и тем самым создать у коллег впечатление собственного непрофессионализма.

Многие опасаются не понравиться начальству и другим членам коллектива, превратиться в изгоев, не стремятся к сближению с командой, демонстрируют эмоциональную закрытость.

Во многих компаниях отсутствует практика назначения ответственных за адаптацию новых членов коллектива лиц – это неправильно. Случается и такое, что новички самостоятельно выбирают себе ментора - специалиста с опытом. При таком раскладе имеет место самостоятельное обучение, обращение за помощью к наставнику только по необходимости.

Чаще всего с новым членом коллектива контактирует рекрутер. После отбора на вакантную должность к процессу подключается HR-специалист, подбирающий программу обучения и отслеживающий адаптацию новичка.

Помощь с адаптацией также может оказывать наставник, сопровождающий нового члена коллектива на протяжении всего срока обучения, мотивирующий его, помогающий в исправлении ошибок, воспитании навыка самостоятельного выполнения задач.

Глава отдела или фирмы тоже в этом участвует, содействуя работнику в приобретении нужных для успешной трудовой деятельности в компании навыков.

Важно! Самый правильный подход заключается в подготовке четких инструкций для интеграции новичков в коллектив с перечнем ответственных лиц.

В каждой фирме применяются индивидуальные инструменты для более быстрой адаптации. Их применение ускоряет вливание новых членов команды в рабочий процесс, в сжатые сроки окупает расходы на поиск подходящего специалиста.

Организации самостоятельно разрабатывают документацию и методические пособия, содержащие описания всех стадий адаптационного процесса, которые служат инструкциями:

• для проведения ознакомительной экскурсии в офисе с целью демонстрации расположения кабинетов, санитарных помещений, комнаты для отдыха;
• демонстрации внутренних правил;
• порядка трудоустройства – заключения соглашения, продолжительности испытательного периода;
• внутренних взаимодействий через чаты, в мессенджерах, предоставления доступа к электронной почте компании, CRM-системе.

Оперативно познакомить новых членов коллектива с рабочими процессами помогает обучение, которое может проводиться в разных форматах.

Возможен вариант, как с персональным, так и с групповым обучением, сочетанием практики с теорией.

Во многих организациях обучающий процесс автоматизируется, создаются онлайн-курсы, применяются чат-боты, рассылки, рассчитанные на новичков. Популярностью пользуется практика с записью онлайн-уроков, оценкой компетентности сотрудников.

В некоторых компаниях имеет место наем специалистов, выступающих наставниками для новых сотрудников. Эта функция может возлагаться на одного из членов руководящего состава.

Частью адаптации новых работников считается и их персональное знакомство с начальством, получение от него обратной связи. А одних компаниях эта встреча происходит сразу после трудоустройства, в других через несколько недель после начала работы.

Ее организация очень важна, новичку нужно предоставить возможность озвучить руководству возникшие вопросы, поделиться своим мнением о компании. Необходимо отмечать достижения недавно появившегося в компании сотрудника, тем самым мотивируя его остаться в фирме на долгий срок. Также важно обучить его работе с критикой, взаимодействию с вышестоящими специалистами без стеснения.

Адаптация работников требует правильного подхода, сокращающего ее сроки, увеличивающего шансы на долгосрочное сотрудничество нового члена коллектива с компанией.