Почему важно измерять загруженность сотрудников и как это влияет на бизнес?

Загруженность работника — это соотношение между временем, которое сотрудник реально тратит на выполнение рабочих задач, и общим временем его присутствия на рабочем месте. Это важный показатель для бизнеса, особенно в условиях высокой конкуренции и необходимости рационального использования ресурсов.

Для владельцев и руководителей маркетплейс-бизнесов понимание уровня загрузки персонала помогает:

• объективно оценить эффективность труда;
• выявить «узкие места» в операционной деятельности;
• избежать перегрузки сотрудников и, наоборот, их простоя;
• принять обоснованные решения по найму, обучению или перераспределению задач.

Например, в логистике маркетплейсов один сотрудник может обрабатывать 100 заказов в день, а другой — только 60. Без анализа загрузки персонала сложно понять, в чём причина: в квалификации, мотивации, инструментах или внешних факторах.

Кроме того, понимание загруженности даёт возможность корректно рассчитать расчётную численность персонала: сколько работников нужно в штате, чтобы справляться с текущим и планируемым объёмом работы без излишней нагрузки.

Для того чтобы управлять трудовыми ресурсами осознанно, одной интуиции недостаточно. Нужны конкретные показатели загрузки персонала, на которые можно опираться при принятии решений.

Один из базовых инструментов — формула расчета загруженности работника:

Коэффициент загруженности = (Фактически отработанное время / Плановое рабочее время) × 100%

Этот коэффициент показывает, насколько рационально используется рабочее время конкретного сотрудника или всей команды.

Пример:
Если сотрудник работал 6 часов из 8 возможных — его загруженность составила 75%.

Но такой подход — только верхушка айсберга. Более точные расчёты загруженности работника включают:

• продолжительность выполнения ключевых задач;
• количество обработанных единиц (например, заказов, заявок, товаров);
• время на простои, совещания, технические паузы;
• уровень сложности выполняемой работы.

Важно учитывать, что загрузка персонала не всегда должна быть максимальной. Перегрузка приводит к ошибкам, выгоранию и снижению качества, особенно если речь идёт о сотрудниках, работающих с клиентами маркетплейса, заказами или логистикой.

Чтобы понять, как посчитать нагрузку на сотрудника, важно не просто воспользоваться формулой, но и правильно собрать исходные данные. Только тогда расчёт будет объективным, а не формальным.

Шаг 1. Определите плановое рабочее время
Это количество часов, которое сотрудник должен провести на работе в рамках периода — день, неделя, месяц. Например, 8 часов в день или 160 часов в месяц.

Шаг 2. Замерьте фактическое время, потраченное на полезные задачи
Это может быть время на сбор заказов, обработку обращений, упаковку товаров, работу в CRM — всё, что создаёт ценность для компании.

Шаг 3. Используйте формулу расчёта
Загруженность (%) = (Фактическая занятость / Плановое рабочее время) × 100

Пример расчёта:
Сотрудник работает 8 часов, из которых 6 часов он занят операционными задачами, а 2 часа — на «перерывы» и «ожидание задач». Тогда его коэффициент загруженности работника составит:

(6 / 8) × 100 = 75%

Это означает, что четверть рабочего времени используется неэффективно. И здесь важно не обвинять, а понять — это временная ситуация, организационный сбой или сигнал к перераспределению задач?

Регулярный расчет загруженности работника помогает избежать хронической перегрузки и оценить, когда действительно требуется расширение штата.

Загруженность работника — это относительная величина, и она чаще всего выражается в процентах. Такой формат позволяет быстро оценить, насколько полноценно используется рабочее время, и сравнивать между собой разные подразделения, смены или сотрудников.

Например:

• 100% — работник полностью загружен задачами в течение рабочего дня;
• 60% — значительная часть времени тратится не на целевые действия;
• свыше 100% — признак перегрузки, что особенно критично при большой нагрузке на работе в сфере маркетплейсов, где важна точность и скорость.

Также загруженность может выражаться:

• в часах — сколько реально отработано;
• в единицах продукции или операций — например, упаковок, заказов, документов;
• в коэффициентах — если речь идёт об усреднённых показателях по смене или отделу.

Такой подход позволяет гибко подойти к расчёту наибольшей работающей смены, определить узкие места и принять обоснованные управленческие решения.

Чтобы оценить загруженность работника, компании могут использовать разные подходы — в зависимости от целей, размера бизнеса и доступных ресурсов. Вот три основных метода.

1. Самостоятельная оценка
Этот метод основан на наблюдении, интервьюировании и ручном учёте. Например, руководитель фиксирует, сколько задач сотрудник выполняет в течение дня, и какие из них создают ценность.

Плюсы:

• не требует затрат на софт;
• подходит для малого бизнеса или оценки новых процессов.

Минусы:

• субъективность;
• высокая нагрузка на менеджера;
• сложность регулярного применения.

Самостоятельный расчёт загруженности работника может стать отправной точкой, но редко даёт стабильную аналитику без систематизации.

2. Внешняя оценка
Иногда компании обращаются за помощью к сторонним экспертам, включая HR-консультантов и кадровые агентства. Они проводят аудит, анализируют рабочие процессы, рассчитывают нагрузку на работника, выявляют неэффективности.

Преимущество — свежий взгляд и методическая строгость. Особенно полезно в сложных случаях, когда:

• внедряются новые бизнес-процессы;
• наблюдаются жалобы на перегрузку;
• требуется точный коэффициент загруженности работника для управленческих решений.

3. Автоматизированная оценка
Современные HRM-системы, CRM, ERP и системы учёта задач позволяют собирать данные о работе сотрудников автоматически.

В них можно видеть:

• время выполнения задач;
• количество операций;
• отклонения от нормы;
• графики занятости по отделам и ролям.

Это идеальное решение для среднего и крупного бизнеса, особенно если процессы масштабируются или включают удалённые команды.

С помощью таких систем можно не просто посчитать нагрузку на сотрудника, но и регулярно анализировать тенденции — чтобы не допустить перегрузки оборудования и рабочих, а также снизить потери рабочего времени.

Оценка загруженности нескольких сотрудников — не просто сведение цифр, а важнейший элемент стратегического управления ресурсами. Особенно в операционных отделах селлеров маркетплейсов: логистика, обработка заказов, контент и поддержка клиентов.

Шаг 1. Сбор детальных данных
Не ограничивайтесь только временем присутствия на рабочем месте. Важно учитывать:

• сколько задач реально выполнено;
• какого они уровня сложности;
• сколько времени потрачено на простои, ожидание, нецелевые действия.

Это даст полную картину продуктивности, а не только «занятости».

Шаг 2. Приведение показателей к одной шкале
Чтобы сравнивать между собой сотрудников с разными задачами и графиками, переведите всё в коэффициенты загрузки или проценты. Например, 6 эффективных часов из 8 — это 75%.
Если у кого-то 120%, а у другого — 40%, это говорит о неравномерной нагрузке.

Шаг 3. Интерпретация отклонений
Низкая загруженность не всегда плохо — возможно, сотрудник не получает достаточного объёма задач.

Высокая загруженность (более 100%) может свидетельствовать:

• о риске выгорания;
• о необходимости делегирования;
• о скрытом дефиците персонала.

• Прозрачность. Вы понимаете, кто реально загружен, а кто просто "присутствует".
• Гибкость в управлении. Легче перераспределять задачи, ставить приоритеты, внедрять автоматизацию.
• Точность в найме. Нет необходимости интуитивно нанимать новых сотрудников — всё видно в цифрах.

Именно такой подход позволяет избежать большой нагрузки на работе у отдельных сотрудников и выстроить сбалансированную систему труда.

1. Таблицы и шаблоны (Excel, Google Sheets)
Простой и доступный способ для малого бизнеса. В таблицах можно учитывать:

• часы работы;
• выполненные задачи;
• коэффициенты загрузки;
• отклонения от норм.

Плюс — полная настраиваемость. Минус — вручную собирать и анализировать данные сложно при масштабировании.

2. Тайм-трекеры и системы учёта задач
Например: Toggl, Clockify, Yaware, Time Doctor. Позволяют автоматически отслеживать:

• чем занят сотрудник в течение дня;
• какие приложения и сайты он использует;
• когда бывают пики и спады активности.

Полезно для контроля в распределённых командах и при контроле удалённых сотрудников.

3. Корпоративные HRM и ERP-системы
Крупным компаниям стоит обратить внимание на комплексные платформы: Битрикс24, 1С:ЗУП, SAP HR. Они интегрируются с бухгалтерией, задачами и расписанием, что даёт полную картину занятости в цифрах.

Такие системы особенно полезны при планировании смен, расчёте расчётной численности персонала и стратегическом управлении HR-функцией.

На первый взгляд, кажется логичным стремиться к тому, чтобы каждый сотрудник был загружен на 100% — ни больше, ни меньше. Однако в реальной практике это не только маловероятно, но и не всегда желательно.

Почему 100% — это не золотой стандарт?

• Рабочий день — не только выполнение задач. Есть технические перерывы, организационные совещания, обучающие активности и даже просто "переключение между задачами".
• Оставлять резерв времени — значит снижать стресс. Постоянная работа "в полную силу" — прямая дорога к профессиональному выгоранию.
• Разные задачи требуют разной концентрации. Интеллектуальные, креативные, коммуникационные — все они требуют разных усилий, и 100% загрузка в одном формате не применима к другой.

Если сотрудник работает сверхурочно, закрывает задачи за других, берёт на себя дополнительную ответственность — его коэффициент может превышать 100%. Это симптом перегрузки и потенциального конфликта интересов между качеством и объёмом.

Загруженность работника — это не просто показатель активности, а инструмент управления рисками и эффективностью. Перегрузка и недогрузка одинаково опасны для бизнеса, особенно если речь идёт о ключевых сотрудниках, которые обеспечивают работу маркетплейса.

Перегрузка: чем она опасна?

• Усталость, выгорание, снижение мотивации;
• Увеличение количества ошибок;
• Рост текучести кадров;
• Падение качества сервиса.

Когда коэффициент загруженности работника стабильно выше 100%, это не показатель продуктивности, а тревожный сигнал для HR и руководства.

Недогрузка: скрытые потери
Если сотрудник загружен менее чем на 60–70%, это:

• нерациональное использование фонда оплаты труда;
• снижение вовлечённости и инициативности;
• риск того, что человек «выпадает» из бизнес-процессов.

Иногда низкая загрузка персонала — это временное явление, но если оно становится нормой, нужно либо менять функционал, либо перераспределять задачи.

Идеальный диапазон
Оптимальной считается загруженность в диапазоне 80–90% — когда сотрудник регулярно работает, но при этом имеет пространство для адаптации, обучения, участия в дополнительных проектах.

Загрузка персонала напрямую влияет на то, сколько сотрудников действительно нужно бизнесу для выполнения текущих задач. И если этот параметр не учитывать при планировании, легко попасть в ловушку либо дефицита ресурсов, либо их избыточности.

Как это работает на практике?
Предположим, отдел логистики обрабатывает 1 000 заказов в день. Один сотрудник способен качественно обрабатывать 100 заказов в день при загруженности 90%. Следовательно:

1 000 заказов ÷ (100 заказов × 0.9) = ~11,1 → требуется 11–12 сотрудников

Если бы мы исходили из 100% загруженности, потребовалось бы только 10, но на деле — это создало бы риск перегрузки работников и падения качества.

Почему важно учитывать загруженность в численности штата?

• Она позволяет избежать выгорания персонала;
• Обеспечивает резерв на форс-мажоры (отпуска, больничные);
• Формирует устойчивость процессов — когда даже при росте объёма работы система не «сыпется».

Грамотный расчёт численности персонала с учётом нагрузки — это не теория, а практический инструмент для роста бизнеса без хаоса в операционке.

Когда загруженность распределяется неравномерно — одни сотрудники перегружены, другие недозагружены — страдает не только атмосфера в коллективе, но и эффективность работы всей команды. Особенно это критично для селлеров на маркетплейсах, где каждая операция влияет на скорость обработки заказов, рейтинг магазина и удовлетворённость клиентов.

Почему важно равномерное распределение нагрузки?

• Снижается риск выгорания. Когда нагрузка сбалансирована, сотрудники меньше устают и реже совершают ошибки.
• Улучшается производительность. Команда работает как единый механизм: без провалов и перегибов.
• Укрепляется корпоративная культура. Отсутствие ощущения несправедливости в распределении задач положительно влияет на мотивацию.

Как достичь равномерности?

• Постоянно мониторить коэффициент загруженности работников;
• Автоматизировать часть рутинных операций;
• Гибко перераспределять задачи между сотрудниками в зависимости от текущей загрузки.

Равномерная загруженность — это про зрелый менеджмент, где важно не только «сделать работу», но и создать условия, в которых каждый сотрудник стабильно эффективен.

Эффективная нагрузка — это не просто количество часов, проведённых на рабочем месте, а реальное время, потраченное на выполнение продуктивных задач, которые создают ценность для бизнеса. Это ключевой показатель в управлении персоналом, особенно в операционных командах маркетплейс-бизнесов.

Как измеряется эффективная нагрузка?

• Собираются данные о длительности всех активностей сотрудника;
• Отсекаются «пустые» периоды — ожидание задач, дублирующая работа, простои;
• Оценивается доля времени, пришедшаяся на ключевые бизнес-процессы (например, обработка заказов, клиентский сервис, логистика).

Формула может выглядеть так:
Эффективная нагрузка = (Полезное рабочее время / Общее рабочее время) × 100%

Например, сотрудник отработал 8 часов, но реально на ценные задачи ушло 5,5 часов. Тогда его эффективная нагрузка — 68,75%.

Чем выше этот показатель — тем более продуктивно используется рабочее время. Однако стремиться к 100% здесь также нецелесообразно — важен баланс между активностью и возможностью восстановления.

Чтобы точно определить загруженность работника, важно не только считать, сколько он работает, но и понимать, где теряется его время. Потери рабочего времени — это не только перерывы и перекуры, но и неэффективные процессы, дублирование задач, ожидание распоряжений, неработающие системы.

Основные методы сбора данных:
1. Хронометраж рабочего дня
Сотрудник или наблюдатель фиксирует, сколько времени уходит на каждую активность. Подходит для производственных и рутинных процессов.

2. Анкетирование и самоотчёты
Работники сами указывают, какие задачи выполняли и сколько времени на них потратили. Метод субъективен, но может выявить скрытые проблемы, например, в логистике маркетплейсов.

3. Тайм-трекинг и цифровая аналитика
Программы автоматически отслеживают действия пользователя на компьютере, в системах учёта, CRM и т.д. Это объективный способ анализа офисной и удалённой занятости.

4. Наблюдение и видеонаблюдение
Визуальный контроль процессов, особенно эффективен в складской логистике, упаковке, комплектации заказов.

5. Анализ метрик из бизнес-систем
Если используются CRM, ERP, OMS — можно извлекать данные о скорости выполнения задач, количестве итераций, задержках и возвратах.

Собранные данные позволяют не только точно рассчитать нагрузку на сотрудника, но и выстроить стратегию по устранению потерь.

Современные компании всё чаще отказываются от ручного контроля в пользу цифровых решений. Программное обеспечение для мониторинга загруженности сотрудников позволяет не только отслеживать занятость в режиме реального времени, но и формировать отчёты, выявлять узкие места и прогнозировать потребность в кадрах.

• Учет времени выполнения задач;
• Анализ отклонений от плановой загруженности;
• Выявление простоев и перегрузок;
• Визуализация данных в виде графиков и диаграмм;
• Интеграция с CRM, ERP и таск-менеджерами.

Популярные решения:

• Time Doctor, Yaware, Kickidler — для отслеживания активности и контроля удалённой работы;
• Bitrix24, Worksection, Jira — комплексные системы с учётом задач, времени и результатов;
• 1С:Зарплата и управление персоналом — для расчёта ФОТ с учётом загруженности и трудозатрат.

Инструменты особенно актуальны для распределённых команд, где важно обеспечить контроль за работой удалённых сотрудников без излишней формальности и давления.

Удалённый формат работы становится всё более распространённым — как в IT и маркетинге, так и в сферах, связанных с маркетплейсами. Но с ростом дистанционной занятости у бизнеса возникает закономерный вопрос: как контролировать загруженность работников, не нарушая доверие и не внедряя микроменеджмент?

• Тайм-трекеры (например, Time Doctor, Toggl): фиксируют рабочее время, делают скриншоты, оценивают активность.
• CRM и таск-менеджеры (например, Bitrix24, Trello): позволяют отслеживать выполненные задачи.
• Регулярные one-on-one встречи: дают возможность обсудить нагрузку, сложности и настроить баланс.

Эффективный контроль — это не тотальный надзор, а прозрачная система, в которой сотрудники знают, что от них ожидается, и могут самостоятельно управлять своей загруженностью.

Чтобы эффективно регулировать загруженность работников и при этом поддерживать мотивацию, важно применять разные подходы к управлению персоналом. Ни один из методов не работает в отрыве от других — они усиливают друг друга, формируя сбалансированную HR-стратегию.

1. Социальный метод
Ориентирован на формирование лояльности, вовлеченности и корпоративной культуры.

Используется через:

• командные мероприятия;
• признание достижений;
• заботу о комфорте труда.

Позволяет снизить эмоциональную нагрузку и повысить удовлетворенность даже при высокой интенсивности работы.

2. Экономический метод
Основан на материальной мотивации: оклад, премии, бонусы за результат.

Помогает:

• управлять производительностью;
• стимулировать выполнение KPI;
• поддерживать баланс между загруженностью и оплатой труда.

Особенно важен при расчёте загруженности работника с учётом выработки.

3. Административный метод
Предполагает использование правил, инструкций, должностных обязанностей.
Даёт структуру, регламент и чёткое распределение ответственности.
Хорошо работает при масштабировании, когда важно сохранить контроль при росте численности.

4. Традиционный (интуитивный) метод
Основывается на личном опыте руководителя, наблюдении и неформальной оценке.
Подходит для небольших команд, но может быть неточным без системной поддержки.

Оптимальная модель управления комбинирует эти методы — позволяя учитывать и объективные показатели (например, коэффициент загруженности работника), и человеческий фактор.

Оптимизация — это не про увеличение темпа ради показателей. Это про выстраивание системы, в которой каждый сотрудник загружен разумно, а бизнес работает без провалов и перегрузок.

• Анализ текущей нагрузки: определить «узкие места» — где перегрузка, а где недогрузка.
• Перераспределение функций: пересмотреть зону ответственности сотрудников, убрать дублирующие задачи.
• Автоматизация повторяющихся процессов: использовать технологии для рутинных операций, особенно на маркетплейсах — сбор данных, отчётность, уведомления.
• Планирование на основе данных: ориентироваться на показатели, а не «ощущения», включая расчёт загруженности работника и его эффективности.
• Плавная корректировка штата: нанимать не на перспективу, а по фактической необходимости, исходя из загрузки.

Оптимизация — это постоянный процесс. Она помогает бизнесу быть гибким, масштабироваться без хаоса и делать ставку на устойчивое развитие, а не на аврал.

Когда у руководства есть достоверные данные о загруженности персонала, они превращаются в основу для продуманных управленческих шагов. Такие решения особенно важны в динамичном сегменте маркетплейсов, где бизнес часто работает в пиковых нагрузках.

• Организация сменной работы: корректировка графиков и смен в зависимости от пиков активности.
• Найм или сокращение штата: на основе расчётов, а не на догадках или ощущениях.
• Ротация сотрудников: перевод между подразделениями в зависимости от потребности и профиля загрузки.
• Корректировка KPI и системы премирования: чтобы мотивация соответствовала уровню вовлечённости и ответственности.
• Формирование пула резервных работников: для покрытия дефицита в периоды перегрузки.
• Реструктуризация отделов: если наблюдаются хронические несоответствия в распределении нагрузки.

По сути, анализ загруженности — это фундамент грамотного управления, позволяющий избегать импульсивных решений и действовать стратегически, с расчётом на эффективность и устойчивость команды.