Категории специалистов
Ассистенты
Руководитель отдела продаж
SEO-специалист
Менеджер по закупкам
Логист
Менеджер ВЭД
Менеджер по рекламе

Что такое загруженность работника и как ее правильно рассчитать: полное руководство

Почему важно измерять загруженность сотрудников и как это влияет на бизнес?

Время прочтения: 8 минут
Загруженность работника — это соотношение между временем, которое сотрудник реально тратит на выполнение рабочих задач, и общим временем его присутствия на рабочем месте. Это важный показатель для бизнеса, особенно в условиях высокой конкуренции и необходимости рационального использования ресурсов.

Для владельцев и руководителей маркетплейс-бизнесов понимание уровня загрузки персонала помогает:
  • объективно оценить эффективность труда;
  • выявить «узкие места» в операционной деятельности;
  • избежать перегрузки сотрудников и, наоборот, их простоя;
  • принять обоснованные решения по найму, обучению или перераспределению задач.
Например, в логистике маркетплейсов один сотрудник может обрабатывать 100 заказов в день, а другой — только 60. Без анализа загрузки персонала сложно понять, в чём причина: в квалификации, мотивации, инструментах или внешних факторах.

Кроме того, понимание загруженности даёт возможность корректно рассчитать расчётную численность персонала: сколько работников нужно в штате, чтобы справляться с текущим и планируемым объёмом работы без излишней нагрузки.

Загрузка персонала: показатели и формула расчета загрузки

Для того чтобы управлять трудовыми ресурсами осознанно, одной интуиции недостаточно. Нужны конкретные показатели загрузки персонала, на которые можно опираться при принятии решений.

Один из базовых инструментов — формула расчета загруженности работника:

Коэффициент загруженности = (Фактически отработанное время / Плановое рабочее время) × 100%

Этот коэффициент показывает, насколько рационально используется рабочее время конкретного сотрудника или всей команды.

Пример:
Если сотрудник работал 6 часов из 8 возможных — его загруженность составила 75%.

Но такой подход — только верхушка айсберга. Более точные расчёты загруженности работника включают:
  • продолжительность выполнения ключевых задач;
  • количество обработанных единиц (например, заказов, заявок, товаров);
  • время на простои, совещания, технические паузы;
  • уровень сложности выполняемой работы.
Важно учитывать, что загрузка персонала не всегда должна быть максимальной. Перегрузка приводит к ошибкам, выгоранию и снижению качества, особенно если речь идёт о сотрудниках, работающих с клиентами маркетплейса, заказами или логистикой.

Как рассчитать загруженность сотрудника: пошагово и на практике

Чтобы понять, как посчитать нагрузку на сотрудника, важно не просто воспользоваться формулой, но и правильно собрать исходные данные. Только тогда расчёт будет объективным, а не формальным.

Шаг 1. Определите плановое рабочее время
Это количество часов, которое сотрудник должен провести на работе в рамках периода — день, неделя, месяц. Например, 8 часов в день или 160 часов в месяц.

Шаг 2. Замерьте фактическое время, потраченное на полезные задачи
Это может быть время на сбор заказов, обработку обращений, упаковку товаров, работу в CRM — всё, что создаёт ценность для компании.

Шаг 3. Используйте формулу расчёта
Загруженность (%) = (Фактическая занятость / Плановое рабочее время) × 100

Пример расчёта:
Сотрудник работает 8 часов, из которых 6 часов он занят операционными задачами, а 2 часа — на «перерывы» и «ожидание задач». Тогда его коэффициент загруженности работника составит:

(6 / 8) × 100 = 75%

Это означает, что четверть рабочего времени используется неэффективно. И здесь важно не обвинять, а понять — это временная ситуация, организационный сбой или сигнал к перераспределению задач?

Регулярный расчет загруженности работника помогает избежать хронической перегрузки и оценить, когда действительно требуется расширение штата.

В каких единицах измеряется загруженность

Загруженность работника — это относительная величина, и она чаще всего выражается в процентах. Такой формат позволяет быстро оценить, насколько полноценно используется рабочее время, и сравнивать между собой разные подразделения, смены или сотрудников.

Например:
  • 100% — работник полностью загружен задачами в течение рабочего дня;
  • 60% — значительная часть времени тратится не на целевые действия;
  • свыше 100% — признак перегрузки, что особенно критично при большой нагрузке на работе в сфере маркетплейсов, где важна точность и скорость.
Также загруженность может выражаться:
  • в часах — сколько реально отработано;
  • в единицах продукции или операций — например, упаковок, заказов, документов;
  • в коэффициентах — если речь идёт об усреднённых показателях по смене или отделу.
Такой подход позволяет гибко подойти к расчёту наибольшей работающей смены, определить узкие места и принять обоснованные управленческие решения.

Методы расчета загрузки персонала: от ручных подходов до автоматизации

Чтобы оценить загруженность работника, компании могут использовать разные подходы — в зависимости от целей, размера бизнеса и доступных ресурсов. Вот три основных метода.

1. Самостоятельная оценка
Этот метод основан на наблюдении, интервьюировании и ручном учёте. Например, руководитель фиксирует, сколько задач сотрудник выполняет в течение дня, и какие из них создают ценность.

Плюсы:
  • не требует затрат на софт;
  • подходит для малого бизнеса или оценки новых процессов.
Минусы:
  • субъективность;
  • высокая нагрузка на менеджера;
  • сложность регулярного применения.
Самостоятельный расчёт загруженности работника может стать отправной точкой, но редко даёт стабильную аналитику без систематизации.

2. Внешняя оценка
Иногда компании обращаются за помощью к сторонним экспертам, включая HR-консультантов и кадровые агентства. Они проводят аудит, анализируют рабочие процессы, рассчитывают нагрузку на работника, выявляют неэффективности.

Преимущество — свежий взгляд и методическая строгость. Особенно полезно в сложных случаях, когда:
  • внедряются новые бизнес-процессы;
  • наблюдаются жалобы на перегрузку;
  • требуется точный коэффициент загруженности работника для управленческих решений.

3. Автоматизированная оценка
Современные HRM-системы, CRM, ERP и системы учёта задач позволяют собирать данные о работе сотрудников автоматически.

В них можно видеть:
  • время выполнения задач;
  • количество операций;
  • отклонения от нормы;
  • графики занятости по отделам и ролям.
Это идеальное решение для среднего и крупного бизнеса, особенно если процессы масштабируются или включают удалённые команды.

С помощью таких систем можно не просто посчитать нагрузку на сотрудника, но и регулярно анализировать тенденции — чтобы не допустить перегрузки оборудования и рабочих, а также снизить потери рабочего времени.

Как рассчитывать и интерпретировать загруженность в команде

Оценка загруженности нескольких сотрудников — не просто сведение цифр, а важнейший элемент стратегического управления ресурсами. Особенно в операционных отделах селлеров маркетплейсов: логистика, обработка заказов, контент и поддержка клиентов.

Шаг 1. Сбор детальных данных
Не ограничивайтесь только временем присутствия на рабочем месте. Важно учитывать:
  • сколько задач реально выполнено;
  • какого они уровня сложности;
  • сколько времени потрачено на простои, ожидание, нецелевые действия.
Это даст полную картину продуктивности, а не только «занятости».

Шаг 2. Приведение показателей к одной шкале
Чтобы сравнивать между собой сотрудников с разными задачами и графиками, переведите всё в коэффициенты загрузки или проценты. Например, 6 эффективных часов из 8 — это 75%.
Если у кого-то 120%, а у другого — 40%, это говорит о неравномерной нагрузке.

Шаг 3. Интерпретация отклонений
Низкая загруженность не всегда плохо — возможно, сотрудник не получает достаточного объёма задач.

Высокая загруженность (более 100%) может свидетельствовать:
  • о риске выгорания;
  • о необходимости делегирования;
  • о скрытом дефиците персонала.

Что даёт такой анализ:

  • Прозрачность. Вы понимаете, кто реально загружен, а кто просто "присутствует".
  • Гибкость в управлении. Легче перераспределять задачи, ставить приоритеты, внедрять автоматизацию.
  • Точность в найме. Нет необходимости интуитивно нанимать новых сотрудников — всё видно в цифрах.
Именно такой подход позволяет избежать большой нагрузки на работе у отдельных сотрудников и выстроить сбалансированную систему труда.

Инструменты для оценки загруженности сотрудников: от Excel до цифровых платформ

1. Таблицы и шаблоны (Excel, Google Sheets)
Простой и доступный способ для малого бизнеса. В таблицах можно учитывать:
  • часы работы;
  • выполненные задачи;
  • коэффициенты загрузки;
  • отклонения от норм.
Плюс — полная настраиваемость. Минус — вручную собирать и анализировать данные сложно при масштабировании.

2. Тайм-трекеры и системы учёта задач
Например: Toggl, Clockify, Yaware, Time Doctor. Позволяют автоматически отслеживать:
  • чем занят сотрудник в течение дня;
  • какие приложения и сайты он использует;
  • когда бывают пики и спады активности.
Полезно для контроля в распределённых командах и при контроле удалённых сотрудников.

3. Корпоративные HRM и ERP-системы
Крупным компаниям стоит обратить внимание на комплексные платформы: Битрикс24, 1С:ЗУП, SAP HR. Они интегрируются с бухгалтерией, задачами и расписанием, что даёт полную картину занятости в цифрах.

Такие системы особенно полезны при планировании смен, расчёте расчётной численности персонала и стратегическом управлении HR-функцией.

Может ли загруженность быть всегда равной 100%? — Звучит идеально, но это ловушка

На первый взгляд, кажется логичным стремиться к тому, чтобы каждый сотрудник был загружен на 100% — ни больше, ни меньше. Однако в реальной практике это не только маловероятно, но и не всегда желательно.

Почему 100% — это не золотой стандарт?
  • Рабочий день — не только выполнение задач. Есть технические перерывы, организационные совещания, обучающие активности и даже просто "переключение между задачами".
  • Оставлять резерв времени — значит снижать стресс. Постоянная работа "в полную силу" — прямая дорога к профессиональному выгоранию.
  • Разные задачи требуют разной концентрации. Интеллектуальные, креативные, коммуникационные — все они требуют разных усилий, и 100% загрузка в одном формате не применима к другой.

Когда загруженность выше 100%?

Если сотрудник работает сверхурочно, закрывает задачи за других, берёт на себя дополнительную ответственность — его коэффициент может превышать 100%. Это симптом перегрузки и потенциального конфликта интересов между качеством и объёмом.

Допустимо ли перегружать или недогружать работника? — Баланс, который влияет на бизнес

Загруженность работника — это не просто показатель активности, а инструмент управления рисками и эффективностью. Перегрузка и недогрузка одинаково опасны для бизнеса, особенно если речь идёт о ключевых сотрудниках, которые обеспечивают работу маркетплейса.

Перегрузка: чем она опасна?
  • Усталость, выгорание, снижение мотивации;
  • Увеличение количества ошибок;
  • Рост текучести кадров;
  • Падение качества сервиса.
Когда коэффициент загруженности работника стабильно выше 100%, это не показатель продуктивности, а тревожный сигнал для HR и руководства.

Недогрузка: скрытые потери
Если сотрудник загружен менее чем на 60–70%, это:
  • нерациональное использование фонда оплаты труда;
  • снижение вовлечённости и инициативности;
  • риск того, что человек «выпадает» из бизнес-процессов.
Иногда низкая загрузка персонала — это временное явление, но если оно становится нормой, нужно либо менять функционал, либо перераспределять задачи.

Идеальный диапазон
Оптимальной считается загруженность в диапазоне 80–90% — когда сотрудник регулярно работает, но при этом имеет пространство для адаптации, обучения, участия в дополнительных проектах.

Как соотносятся загруженность сотрудников и расчетная численность подразделения

Загрузка персонала напрямую влияет на то, сколько сотрудников действительно нужно бизнесу для выполнения текущих задач. И если этот параметр не учитывать при планировании, легко попасть в ловушку либо дефицита ресурсов, либо их избыточности.

Как это работает на практике?
Предположим, отдел логистики обрабатывает 1 000 заказов в день. Один сотрудник способен качественно обрабатывать 100 заказов в день при загруженности 90%. Следовательно:

1 000 заказов ÷ (100 заказов × 0.9) = ~11,1 → требуется 11–12 сотрудников

Если бы мы исходили из 100% загруженности, потребовалось бы только 10, но на деле — это создало бы риск перегрузки работников и падения качества.

Почему важно учитывать загруженность в численности штата?
  • Она позволяет избежать выгорания персонала;
  • Обеспечивает резерв на форс-мажоры (отпуска, больничные);
  • Формирует устойчивость процессов — когда даже при росте объёма работы система не «сыпется».
Грамотный расчёт численности персонала с учётом нагрузки — это не теория, а практический инструмент для роста бизнеса без хаоса в операционке.

Зачем нужна равномерная загруженность персонала

Когда загруженность распределяется неравномерно — одни сотрудники перегружены, другие недозагружены — страдает не только атмосфера в коллективе, но и эффективность работы всей команды. Особенно это критично для селлеров на маркетплейсах, где каждая операция влияет на скорость обработки заказов, рейтинг магазина и удовлетворённость клиентов.

Почему важно равномерное распределение нагрузки?
  • Снижается риск выгорания. Когда нагрузка сбалансирована, сотрудники меньше устают и реже совершают ошибки.
  • Улучшается производительность. Команда работает как единый механизм: без провалов и перегибов.
  • Укрепляется корпоративная культура. Отсутствие ощущения несправедливости в распределении задач положительно влияет на мотивацию.
Как достичь равномерности?
  • Постоянно мониторить коэффициент загруженности работников;
  • Автоматизировать часть рутинных операций;
  • Гибко перераспределять задачи между сотрудниками в зависимости от текущей загрузки.
Равномерная загруженность — это про зрелый менеджмент, где важно не только «сделать работу», но и создать условия, в которых каждый сотрудник стабильно эффективен.

Что такое эффективная нагрузка и как она измеряется

Эффективная нагрузка — это не просто количество часов, проведённых на рабочем месте, а реальное время, потраченное на выполнение продуктивных задач, которые создают ценность для бизнеса. Это ключевой показатель в управлении персоналом, особенно в операционных командах маркетплейс-бизнесов.

Как измеряется эффективная нагрузка?
  • Собираются данные о длительности всех активностей сотрудника;
  • Отсекаются «пустые» периоды — ожидание задач, дублирующая работа, простои;
  • Оценивается доля времени, пришедшаяся на ключевые бизнес-процессы (например, обработка заказов, клиентский сервис, логистика).

Формула может выглядеть так:
Эффективная нагрузка = (Полезное рабочее время / Общее рабочее время) × 100%

Например, сотрудник отработал 8 часов, но реально на ценные задачи ушло 5,5 часов. Тогда его эффективная нагрузка — 68,75%.

Чем выше этот показатель — тем более продуктивно используется рабочее время. Однако стремиться к 100% здесь также нецелесообразно — важен баланс между активностью и возможностью восстановления.

Методы сбора данных для расчета потерь рабочего времени

Чтобы точно определить загруженность работника, важно не только считать, сколько он работает, но и понимать, где теряется его время. Потери рабочего времени — это не только перерывы и перекуры, но и неэффективные процессы, дублирование задач, ожидание распоряжений, неработающие системы.

Основные методы сбора данных:
1. Хронометраж рабочего дня
Сотрудник или наблюдатель фиксирует, сколько времени уходит на каждую активность. Подходит для производственных и рутинных процессов.

2. Анкетирование и самоотчёты
Работники сами указывают, какие задачи выполняли и сколько времени на них потратили. Метод субъективен, но может выявить скрытые проблемы, например, в логистике маркетплейсов.

3. Тайм-трекинг и цифровая аналитика
Программы автоматически отслеживают действия пользователя на компьютере, в системах учёта, CRM и т.д. Это объективный способ анализа офисной и удалённой занятости.

4. Наблюдение и видеонаблюдение
Визуальный контроль процессов, особенно эффективен в складской логистике, упаковке, комплектации заказов.

5. Анализ метрик из бизнес-систем
Если используются CRM, ERP, OMS — можно извлекать данные о скорости выполнения задач, количестве итераций, задержках и возвратах.

Собранные данные позволяют не только точно рассчитать нагрузку на сотрудника, но и выстроить стратегию по устранению потерь.

Программное обеспечение для контроля загруженности персонала

Современные компании всё чаще отказываются от ручного контроля в пользу цифровых решений. Программное обеспечение для мониторинга загруженности сотрудников позволяет не только отслеживать занятость в режиме реального времени, но и формировать отчёты, выявлять узкие места и прогнозировать потребность в кадрах.

Какие задачи решают такие системы?

  • Учет времени выполнения задач;
  • Анализ отклонений от плановой загруженности;
  • Выявление простоев и перегрузок;
  • Визуализация данных в виде графиков и диаграмм;
  • Интеграция с CRM, ERP и таск-менеджерами.
Популярные решения:
  • Time Doctor, Yaware, Kickidler — для отслеживания активности и контроля удалённой работы;
  • Bitrix24, Worksection, Jira — комплексные системы с учётом задач, времени и результатов;
  • 1С:Зарплата и управление персоналом — для расчёта ФОТ с учётом загруженности и трудозатрат.
Инструменты особенно актуальны для распределённых команд, где важно обеспечить контроль за работой удалённых сотрудников без излишней формальности и давления.

Контроль работы удалённых сотрудников: как не потерять эффективность на дистанции

Удалённый формат работы становится всё более распространённым — как в IT и маркетинге, так и в сферах, связанных с маркетплейсами. Но с ростом дистанционной занятости у бизнеса возникает закономерный вопрос: как контролировать загруженность работников, не нарушая доверие и не внедряя микроменеджмент?

Что важно отслеживать при удалённой работе:

  • Активность в задачах и проектах;
  • Соблюдение сроков;
  • Участие в онлайн-совещаниях;
  • Ответственность за результат, а не «отсидку» часов.

Инструменты контроля:

  • Тайм-трекеры (например, Time Doctor, Toggl): фиксируют рабочее время, делают скриншоты, оценивают активность.
  • CRM и таск-менеджеры (например, Bitrix24, Trello): позволяют отслеживать выполненные задачи.
  • Регулярные one-on-one встречи: дают возможность обсудить нагрузку, сложности и настроить баланс.
Эффективный контроль — это не тотальный надзор, а прозрачная система, в которой сотрудники знают, что от них ожидается, и могут самостоятельно управлять своей загруженностью.

Методы управления персоналом: социальный, экономический, административный и традиционный

Чтобы эффективно регулировать загруженность работников и при этом поддерживать мотивацию, важно применять разные подходы к управлению персоналом. Ни один из методов не работает в отрыве от других — они усиливают друг друга, формируя сбалансированную HR-стратегию.

1. Социальный метод
Ориентирован на формирование лояльности, вовлеченности и корпоративной культуры.

Используется через:
  • командные мероприятия;
  • признание достижений;
  • заботу о комфорте труда.
Позволяет снизить эмоциональную нагрузку и повысить удовлетворенность даже при высокой интенсивности работы.

2. Экономический метод
Основан на материальной мотивации: оклад, премии, бонусы за результат.

Помогает:
  • управлять производительностью;
  • стимулировать выполнение KPI;
  • поддерживать баланс между загруженностью и оплатой труда.
Особенно важен при расчёте загруженности работника с учётом выработки.

3. Административный метод
Предполагает использование правил, инструкций, должностных обязанностей.
Даёт структуру, регламент и чёткое распределение ответственности.
Хорошо работает при масштабировании, когда важно сохранить контроль при росте численности.

4. Традиционный (интуитивный) метод
Основывается на личном опыте руководителя, наблюдении и неформальной оценке.
Подходит для небольших команд, но может быть неточным без системной поддержки.

Оптимальная модель управления комбинирует эти методы — позволяя учитывать и объективные показатели (например, коэффициент загруженности работника), и человеческий фактор.

Оптимизация загруженности персонала: шаги к сбалансированной работе

Оптимизация — это не про увеличение темпа ради показателей. Это про выстраивание системы, в которой каждый сотрудник загружен разумно, а бизнес работает без провалов и перегрузок.

Что включает в себя оптимизация?

  • Анализ текущей нагрузки: определить «узкие места» — где перегрузка, а где недогрузка.
  • Перераспределение функций: пересмотреть зону ответственности сотрудников, убрать дублирующие задачи.
  • Автоматизация повторяющихся процессов: использовать технологии для рутинных операций, особенно на маркетплейсах — сбор данных, отчётность, уведомления.
  • Планирование на основе данных: ориентироваться на показатели, а не «ощущения», включая расчёт загруженности работника и его эффективности.
  • Плавная корректировка штата: нанимать не на перспективу, а по фактической необходимости, исходя из загрузки.
Оптимизация — это постоянный процесс. Она помогает бизнесу быть гибким, масштабироваться без хаоса и делать ставку на устойчивое развитие, а не на аврал.

Какие управленческие решения можно принимать по итогам оценки загруженности сотрудников

Когда у руководства есть достоверные данные о загруженности персонала, они превращаются в основу для продуманных управленческих шагов. Такие решения особенно важны в динамичном сегменте маркетплейсов, где бизнес часто работает в пиковых нагрузках.

На что можно повлиять:

  • Организация сменной работы: корректировка графиков и смен в зависимости от пиков активности.
  • Найм или сокращение штата: на основе расчётов, а не на догадках или ощущениях.
  • Ротация сотрудников: перевод между подразделениями в зависимости от потребности и профиля загрузки.
  • Корректировка KPI и системы премирования: чтобы мотивация соответствовала уровню вовлечённости и ответственности.
  • Формирование пула резервных работников: для покрытия дефицита в периоды перегрузки.
  • Реструктуризация отделов: если наблюдаются хронические несоответствия в распределении нагрузки.
По сути, анализ загруженности — это фундамент грамотного управления, позволяющий избегать импульсивных решений и действовать стратегически, с расчётом на эффективность и устойчивость команды.

Полезные статьи

простыми словами о важном