Что делать, если сотрудники не выполняют поставленные задачи? Советы работодателям

Многие работодатели задаются вопросом: «Что делать, если сотрудники не выполняют поставленные задачи?». Сначала нужно разобраться в причинах подобного явления, а затем уже искать пути решения возникшей проблемы.

Идеального работника найти практически нереально, ошибки допускают все, в особенности новички. Опоздания при сдаче проектов также распространенное явление, главное, чтобы подобное не происходило на регулярной основе. При частых срывах дедлайнов руководство компании обязано принять меры. Первым делом следует вникнуть в контекст проблемы.

При регулярном игнорировании дедлайнов вина лежит не только на работниках, но и на руководстве фирмы. Персонал может помочь в урегулировании проблемы, но решать ее придется начальству. Работник, к примеру, обязан усвоить необходимость уведомления руководства о том, что не успевает к оговоренному сроку. Так поступают не все сотрудники. Большинство умалчивает о грозящем срыве дедлайна, опасаясь гнева начальника. Тут важно разобраться в причинах недоверия со стороны работника.

При срыве сотрудником дедлайна руководству необходимо прояснить следующие моменты:

1. Оптимальным ли был намеченный срок? Возможно задача оказалась слишком сложной и ее просто нереально выполнить за отведенное время.
2. Не перегружен ли работник.
3. Получил ли сотрудник все необходимые для работы над проектом данные и материалы? Если этого не произошло, то по какой причине?
4. Что воспрепятствовало работнику сдать проект в срок? Возможно, причина кроется в личных обстоятельствах, например, в заболевании. Бывает и такое, что человек не получает помощи от коллег, на которую рассчитывал и поэтому опаздывает к дедлайну.

Получив ответы на озвученные вопросы, руководитель должен что-то поменять в рабочих процессах или делегировать работнику иные функции.

При систематическом срыве подчиненным дедлайнов, отсутствии какой-либо реакции на замечания, попыток урегулировать проблему, связанную с собственной пунктуальностью, стоит подумать на тему того, насколько он компетентен и, возможно уволить.

Любой даже самый надежный работник способен сорвать дедлайн. Задача руководства – свести к минимуму подобную вероятность. Этого можно добиться несколькими способами:

1. Обеспечением прозрачности рабочих процессов.
2. Использованием онлайн-досок и таск-трекеров.

При прозрачности бизнес-процессов риск срыва дедлайнов будет минимальным. Важно, чтобы исполнитель, его начальник и заказчик были в курсе происходящего с проектом на каждом из этапов работы над ним. Обеспечьте возможность проверки текущего состояния дел в любое удобное время. Это даст понимание, что уже выполнено, а что еще нужно выполнить.

В случае такой потребности можно будет быстро оказать помощь работнику, не укладывающемуся в дедлайн. К примеру, предоставить дополнительные сведения или слегка сместить срок.

Приветствуется предоставление команде внутренних инструкций и описаний различных кейсов: предоставьте ей доступ к базе знаний. Это ускорит поиск решений возникающих процессов и сэкономит время.

Есть ряд практических рекомендаций для руководителей, желающих привить работников стремление соблюдать сроки при работе над проектами.

На стадии найма кандидата следует оповестить о том, с какой скоростью ему придется выполнять задачи. Это позволит соискателю сориентироваться, оптимален для него такой темп или же он ему не соответствует.

Есть отделы, в которых горящие дедлайны обычное дело – от специалистов требуется быстрая реакция, но без ущерба качеству. Подобный формат подойдет не каждому, и в этом нет ничего необычного.

Распределением задач работники могут заниматься сами, но эту функцию также может взять на себя руководство. Рекомендуется утверждать объемы работ вместе. Не правильно ставить сотруднику жесткие сроки ждать, что он все успеет. Принимайте во внимание его реальные возможности, квалификацию.

Руководство может ориентироваться на собственный опыт и прогнозировать, какое количество задач поручить одному сотруднику, а какое другому. Но при любом раскладе дедлайн следует согласовывать с подчиненными: «Посмотрит вот 5 статей на неделю – успеешь ли ты их написать?. Задавай вопросы, если что-то непонятно».

Для грамотного распределения объема работ нужно хорошо разбираться в обязанностях подчиненных. Начальникам с опытом прекрасно известно, кто в какие сроки способен справиться с тем или иным количеством задач, кому комфортнее трудиться в неспешном темпе.

Поинтересуйтесь мнением работников как о дедлайнах, так и о возлагаемой на них нагрузке, а возможно и о самочувствии. Если руководитель видит, что сотрудник пришел на службу простуженный, не стоит возлагать на него много задач.

Некоторые руководители, видя, что сотрудник не успевает в срок, подумывают о его увольнении. Поразмышляйте на эту тему основательно. Мысли об увольнении сотрудника – дурной признак. Спросите себя: сможет ли этот работник в будущем внесли персональную лепту в успех и развитие вашей организации. Возможно, новый сотрудник будет работать еще медленнее.

Оцените нагрузку, которую вы возлагаете на не справляющегося человека. Сформируйте портрет идеальной команды своей компании – есть ли в ней срывающий дедлайны работник? Может быть он медлительный, но высококвалифицированный, обладает знаниями, которых нет у других членов вашего коллектива и найти ему замену будет трудно.

Можно представить, что на должность этого работника имеется вакансия – приняли бы вы его на работу? Вообразите, что он сказал о своем желании написать заявление на увольнение – станете ли вы уговаривать его изменить решение?

У плохих показателей работника должна быть причина. Возможно, он не разобрался в своих обязанностях или его подготовка оказалась недостаточной, слишком короткой. Проанализируйте собственную роль. Может быть, он не понимает ваших ожиданий. Бывает и такое, что в низкой результативности подчиненного нет ничьей вины. Сначала человек прекрасно справлялся с поставленными задачами, но потом у компании возросли требования или поменялись технологии, а он не сумел приспособиться – это сделать ему не позволила низкая квалификация.

Вариант с наймом не того человека также имеет место. Возьмите на себя ответственность за допущенную ошибку и в кратчайшие сроки проститесь с сотрудником, не оправдавшим ваших ожиданий.

Часто звучит вопрос: «Что делать если работник не может разобраться в новых программах?». Попробуйте оказать ему помощь в виде профессиональной консультации. В подобных случаях хорошо работает схема с наставничеством. Если человек быстро обучается новому, но не любит делать это сам, такой вариант непременно сработает. Пусть более опытный коллега поможет ему разобраться в тонкостях функционирования программы.

Для проверки собственной непредвзятости переговорите с коллегами. Главное – это правильная формулировка вопросов, чтобы не вызывать подозрений у коллектива.

Спросите сотрудников, почему они проявляют себя в том или ином деле не лучшим образом, узнайте причину. Пускай коллеги поделятся собственными наблюдениями. Важно узнать, назовут ли они работника, об увольнении которого вы задумались.
Необходимо получить четкое представление о сложившейся ситуации.

Поразмышляйте на тему эффективности работника. Если из 10 задач он отлично справился со всеми кроме одной или двух, то считать его плохим неправильно.

Перед принятием окончательного решения – побеседуйте с работником. Желательно не ограничиваться одним разговором. От руководства в таких случаях требуется откровенность и доброжелательность. Следите за тем, чтобы в ходе беседы не ущемлялось чувство собственного достоинства сотрудника.

Спросите его прямо: «Почему он постоянно срывает дедлайны?». При обнаружении причины проблемы, единства мнений по этому вопросу, ее проще будет решить. Но зачастую работники занимают позицию обороны, обвиняя окружающих в собственных ошибках и недостаточно продуктивной деятельности.

Сначала неформально побеседуйте с сотрудником отдела кадров, обсудите перспективы профессионального развития проштрафившегося работника и обозначьте цели. Правильная тактика – составление плана улучшения показателей. В обязательном порядке соблюдайте установленные в вашей фирме правила. Оповестите человека о том, каких показателей он должен достичь, установив определенный срок. Если работник не справится – увольняйте, но не забывайте о необходимости выплаты выходного пособия, сумма которого равна трем зарплатам. Старайтесь расставаться с не устроившими вас сотрудниками на доброжелательной ноте. Если он начнет после увольнения плохо говорить о вашей фирмы, с поиском новых работников могут возникнуть сложности – сегодня почти все читают отзывы о работодателях. И учитывайте тот факт, что план, направленный на улучшение показателей многих демотивирует. Люди воспринимают его как формальность в преддверии увольнения. 

Решив уволить человека, действуйте оперативно, иначе остальные члены коллектива могут подумать, что вам недостает решимости оповестить его сложившейся ситуации. Подобное чревато падением морального духа и результативности работы команды. Аргументируйте свое решение сотруднику отдела кадров, акцентировав внимание на неподобающем поведении работника, и наносим им общему делу уроне. Если имеет место промедление, для этого должны быть основания. Например, предпосылки для того, чтобы в будущем человек не срывал дедлайны, явные попытки исправиться.

Не забывайте о том, что принятое вами решение об увольнении может негативно повлиять на жизнь и карьеру сотрудника. Делайте это только в том случае, если команда действительно страдает из-за его медлительности.