Бизнес Ассистент

РЕЗУЛЬТАТ

• 
  Освобождение времени руководителя для стратегических задач
• 
  Оптимизация документооборота и бизнес-процессов
• 
  Повышение эффективности работы руководителя на 30-40%
• 
  Обеспечение финансовой коммуникации с ЛПР и клиентами
• 
  Контроль выполнения поручений и соблюдение дедлайнов

• 
  Ведение календаря и планирования встреч
• 
  Ведение баз контактов
• 
  Ответы на телефонные звонки и электронную почту
• 
  Выполнение разовых поручений
• 
  Подготовка простых документов
• 
  Поддержка в организации мероприятий
• 
  Организация командировок по инструкциям

• 
  Общий опыт работы от 0-1,5 года общего трудового стажа. Возможно, вообще без опыта работы, но с прохождением стажировки, практики в компаниях или научных учреждениях.
• 
  Специализированный опыт: 0-1 год опыта работы в административной сфере: секретарь, офис-менеджер, стажер в различных отделах, волонтерская деятельность с организационными вопросами
• 
  Высшее или среднее профессиональное образование (в процессе или законченное получение).
  Направления: менеджмент, экономика, лингвистика, психология

• 
  Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• 
  Знание делового этикета
• 
  Работа с электронной почтой и календарями
• 
  Навыки делопроизводства
  Базовые навыки работы с CRM
• 
  Печать вслепую

• 
  Обучаемость и адаптивность
• 
  Стрессоустойчивость
• 
  Внимательность к деталям
• 
  Готовность к обучению
• 
  Пунктуальность и ответственность
• 
  Коммуникабельность

• 
  Образование и базовый опыт

  Проверка образования и любые решения задач.
  
  Вопрос
  «Расскажите о своем образовании и любом административном опыте».
  
  Ответ
  Имею высшее/среднее профессиональное образование, участвовал в стажировках, волонтерских проектах и ​​студенческих организациях, где выполнял административные задачи.
• 
  Стрессоустойчивость

  Поведение в условиях давления.
  
  Вопрос
  «Как вы справляетесь со стрессом в условиях многозадачности?»
  
  Ответ
  Составляя список задач по приоритетам, используя дополнительные техники, концентрируюсь на поэтапном выполнении, всегда предоставляю работу в срок.
• 
  Владение MS Office

  Навыки работы с офисными приложениями.
  
  Вопрос
  "Как часто вы работали с Excel/PowerPoint?"
  
  Ответ
  Уверенно владею базовыми функциями Word, Excel и PowerPoint, создаю простые таблицы, форматированные документы и презентации.
• 
  Согласование с формой работы

   Готовность к требуемому графику.
  
  Вопрос
  "Готовы ли вы работать в офисе 5 дней в неделю?"
  
  Ответ
  Да, готов работать в офисе полный день без ограничений.
• 
  Коммуникативные навыки

  Чёткая речь и умение выполнять задачи.
  
  Вопрос
  «Как объяснили сложную задачу коллеги?»
  
  Ответ
  Объяснение структурировано, использую простые слова и наглядные материалы, задаю уточняющие вопросы, чтобы убедиться, что коллеги поняли задачу.
• 
  Мотивация к развитию

  Карьерные планы по административной профессии.
  
  Вопрос
  «Каким вы видите свое развитие в роли ассистента через 2 года?»
  
  Ответ
  Через 2 года хочу стать ключевым административным специалистом компании, узнать больше о бизнес-процессах и росте до офис-менеджера.
• 
  Обучаемость и адаптивность

  Готовность быстро осваивать новые знания.
  
  Вопрос
  «Пример: когда вам быстро придется выучить что-то новое».
  
  Ответ
  Осваивал новые программы в течение 1 месяца, пользовался обучающими видео, читал инструкции и консультировался с коллегами.
• 
  Деловой этикет

  Знание протокола и стандартов безопасности.
  
  Вопрос
  «Как вы представляете гостя-руководителю?»
  
  Ответ
  Приветствую гостя вежливо, представляю его руководителю по имени и положению, соблюдая правила делового этикета.
• 
  Внимательность к деталям

  Системный подход к точности.
  
  Вопрос
  «Какие у вас данные перед отправкой отчета?»
  
  Ответ
  Пользуюсь чек-листами, делаю двойную проверку цифр и орфографий, применяю встроенные функции проверки.
• 
  Пунктуальность и ответственность

  Навыки планирования и приоритетов.
  
  Вопрос
  «Как вы планируете свой рабочий день?»
  
  Ответ
  Использую ежедневник и цифровые планировщики, расставляю приоритеты, сдаю задачи в срок и контролирую выполнение обязательств.

• 
  Самостоятельное планирование рабочего дня руководителя
• 
  Управление проектами среднего уровня
• 
  Ведение деловых переписок
• 
  Представление интересов руководителя на встречах
• 
  Подготовка презентаций и отчетов
• 
  Контроль исполнения поручений
• 
  Координация работы с подрядчиками

• 
  Общий опыт работы от 2-4 года общего опыта работ, из них минимум 1,5-2 года в должности бизнес-ассистента или на соответствующих позициях.
• 
  Дополнительные курсы по проектному менеджменту, деловым коммуникациям, иностранным языкам.
• 
  Специализированный опыт: 1,5-3 года опыта работы ассистентом руководителя, помощником менеджера, координатором проектов, администратором отдела, специалистом по организации мероприятий.
• 
  Сертификаты по работе с корпоративными сотрудниками.
• 
  Желательно высшее образование.
• 
  Дополнительные знания: Базовые навыки аналитики, знание бизнес-процессов компаний, понимание финансовой независимости, основы проектного менеджмента, знание иностранного языка B1-B2

• 
  Продвинутое управление MS Office и Google Workspace
• 
  Базовые навыки аналитики
• 
  Опыт работы с CRM и ERP последовательно
• 
  Знание иностранного языка (английский B1-B2)
• 
  Навыки проектного менеджмента
• 
  Работа с устойчивым развитием документооборота

• 
  Самостоятельность в интеллектуальных решениях
• 
  Инициативность
• 
  Организаторские способности
• 
  Навыки тайм-менеджмента
• 
  Умение работать в многозадачном режиме
• 
  Гибкость и адаптивность
• 
  Дипломатичность

• 
  Релевантный опыт работы

  Опыт администрирования и координации проектов.
  
  Вопрос
  «Расскажите о самом сложном проекте, который вы координировали».
  
  Ответ
  Имею 2–4 года опыта работы ассистентом/администратором, координирую проекты с привлечением более 10 специалистов, согласовываю сроки и задачи между командами.
• 
  Аналитическое мышление

  Навыки оптимизации процессов и аналитики.
  
  Вопрос
  «Какие улучшения внедрили на предыдущей работе?»
  
  Ответ
  Внедрил автоматизацию отчётности, что сократило время обработки документов на 25% и снизило количество ошибок в отчётах на 15%.
• 
  Продвинутое знание CRM, ERP, автоматизация

  Опыт применения систем и автоматизации процессов.
  
  Вопрос
  "С какой структурой опыт работы?"
  
  Ответ
  Работал с несколькими CRM и ERP-системами (например, Salesforce, 1С, SAP), создавал отчёты и дашборды, автоматизировал рутинные процессы для ускорения документооборота.
• 
  Знание иностранного языка

  Владение английским на уровне B1–B2.
  
  Вопрос
  «Напишите электронное письмо зарубежному партнеру о переносе встречи».
  
  Ответ
  Уровень английского языка B1–B2. Имею опыт деловых переписок, участия в международных звонках и переговорах. Готов работать над развитием языка и терминологии.
• 
  Навыки проектного управления

  Знание методологий ПМ и практика применения.
  
  Вопрос
  «Как вы планируете и контролируете выполнение проекта?»
  
  Ответ
  Использую Agile, Scrum и Kanban. Проекты вёл от стадии планирования до развития, контролировал выполнение задач через Jira и MS Project.
• 
  Согласие с командировками

  Готовность к деловому путешествию.
  
  Вопрос
  "Готовы ли к регулярным командировкам по России/СНГ?"
  
  Ответ
  Да, полностью готов к частным командировкам, есть загранпаспорт, опыт поездок по России и за границу
• 
  Самостоятельность в интеллектуальных решениях.

  Готовность к самостоятельному принятию решения.
  
  Вопрос
  «Когда вам придется принимать решения без согласия руководителя?»
  
  Ответ
  Организовал срочную перестановку в рамках соглашения с зарубежными партнерами без возможности согласовать с руководителем, самостоятельно выбравшим оптимальное решение, чтобы избежать срыва сделки.
• 
  Инициативность

  Примеры проактивного поведения.
  
  Вопрос
  «Какие идеи вы предложили в прошлом месте?»
  
  Ответ
  Предложил внедрить систему быстрых встреч (ежедневных стендапов), что позволит улучшить координацию и сократить время согласований, результат — рост скорости выполнения задач.
• 
  Лидерские качества

  Опыт наставничества и коалиционной команды.
  
  Вопрос
  «Как вы мотивируете коллег выполнять задачи?»
  
  Ответ
  Координировал команду из 3–5 человек, мотивировал примерами и распределял цели на достигнутых этапах, осуществлял регулярную обратную связь и командные встречи.
• 
  Навыки тайм-менеджмента

  Умение справляется со многими задачами.
  
  Вопрос
  «Как вы решаете более 10 задач одновременно?»
  
  Ответ
  Применяю методику GTD и матрицу Эйзенхауэра, использую таск-менеджеры (Trello, Asana), при необходимости делаю задачи и соблюдаю контрольные точки.

• 
  Стратегическое планирование деятельности руководителя
• 
  Замещение руководителя на мероприятиях
• 
  Управление командой и процессами
• 
  Развитие и оптимизация бизнес-процессов
• 
  Принятие самостоятельных решений в рамках компетенций
• 
  Ведение работы высокого уровня

• 
  Общий опыт работы от 5 лет, из них минимум 3-4 года на должностях с управленческими или координационными функциями.
• 
  Сертификация по управлению проектами (PMP, PRINCE2), курсы лидерства.
• 
  Специализированный опыт:
  Опыт работы от 3 лет ассистентом руководителей высшего звена (C-level), опыт замены руководителя, управление командой ассистентов, участие в стратегических проектах.
• 
  Дополнительные знания:
  Стратегическое мышление, финансовая грамотность, основы юриспруденции, знание отраслевой специфики, привлечение к работе 2+ иностранными языками, навыки коучинга и развития персонала
• 
  Высшее образование обязательно.
• 
  MBA или дополнительное бизнес-образование приветствуются.

• 
  Экспертное управление Office и специализированными ПО
• 
  Знание основ финансового и бюджетирования
• 
  Глубокие знания CRM/ERP-систем
• 
  Свободное управление английским (B2-C1) + второй иностранный язык
• 
  Владение BI-инструментами (Power BI, Tableau)
• 
  Навыки стратегического планирования

• 
  Лидерские качества
• 
  Навыки поведения
• 
  Стратегическое мышление
• 
  Системное мышление
• 
  Способность к наставничеству
• 
  Способность к быстрому принятию решений
• 
  Высокий эмоциональный интеллект

• 
  Экспертный опыт с C-level

  Подтвержденный опыт работы с топ-менеджментом.
  
  Вопрос
  «Расскажите о работе с самым высокопоставленным руководителем».
  
  Ответ
  Более 5 лет работы с генеральным директором, операционным директором и другими руководителями C-уровня, строгое управление календарем, организацией встреч и стратегической координацией задач.
• 
  Финансовая грамотность

  Знание финансовых процессов и бюджетирования.
  
  Вопрос
  «Какими бюджетами вы управляли? Как контролировали расходы?»
  
  Ответ
  Управлял бюджетами от 5 до 10+ млн руб, контролировал расходы, анализировал прибыли и убытки, рассчитывал рентабельность инвестиций и отслеживал маржинальность по проектам.
• 
  Стратегическое мышление

  Участие в стратегическом развитии компании.
  
  Вопрос
  «Как вы участвовали в стратегическом планировании?»
  
  Ответ
  Вовлечен в разработку стратегий компаний, анализировал рынки, участвовал в постепенном планировании развития, предлагал инициативы по оптимизации и экономии ресурсов.
• 
  Кризис-менеджмент

  Опыт управления в комплексной комплектации.
  
  Вопрос
  «Как вы действовали во время критической ситуации?»
  
  Ответ
  Разрабатывал антикризисный план, перенаправлял ресурсы, вел общение со СМИ и акционерами, сохраняя репутацию компании и контролируя бизнес.
• 
  Управление командами

  Опыт управления отдельными ассистентами.
  
  Вопрос
  «Как вы разработали свою команду ассистентов?»
  
  Ответ
  Нанимал и развивал команду ассистентов (5+ человек), выстраивал систему обучения, восстанавливал ролики и KPI, добивался высоких результатов командной работы.
• 
  Согласование с ненормированным графиком.

  Готовность к уникальным странам.
  
  Вопрос
  "Готовы работать на выходных с серьёзными задачами?"
  
  Ответ
  Да, полностью готов работать 24/7 при необходимости. Имеется опыт решения сложных вопросов в выходные и нерабочее время.
• 
  Экспертное взаимодействие BI-системами, продвинутой аналитикой.

  Опыт построения аналитических инструментов для руководства.
  
  Оценка
  Практическое задание по Power BI/Tableau.
  
  Ответ
  Администрировал BI-системы, строил дашборды в Power BI и Tableau для топ-менеджмента, последующий доступ к ключевым метрикам в режиме реального времени.
• 
  Международный опыт

  Управление международными проектами.
  
  Вопрос
  «Какими международными проектами управляли? Какие особенности?»
  
  Ответ
  Участвовал в 3+ международных проектах, работал с мультикультурными командами, наблюдал культурные особенности, владею двумя иностранными языками.
• 
  Высокоуровневые коммуникации

  Опыт участия в переговорах и презентациях компании.
  
  Вопрос
  «Расскажите о самых сложных переговорах, которые были на опыте».
  
  Ответ
  В ходе коммуникаций на уровне сделок на сумму более 100 млн руб. проявлялись интересы компаний перед ключевыми партнерами, заключались стратегические соглашения на жестких условиях.
• 
  Возможность замены руководителя.

  Опыт временного руководства.
  
  Вопрос
  «Когда вам придется полностью замещать руководителя?»
  
  Ответ
  Закрыт руководитель на срок более недель, принял принятые решения, представленные представителями компании на переговорах и заседаниях.