Секретарь

РЕЗУЛЬТАТ

• 
  Обеспечение плавной работы офиса
• 
  Своевременное исполнение административных и организационных задач
• 
  Поддержка руководителя и коллектива
• 
  Минимизация сбоев в документообороте
• 
  Представительство компании при первых контактах с клиентами/посетителями/контрагентами

• 
  Координация работы офиса: приём посетителей, приём/распределение звонков
• 
  Организация и оформление командировок, заказ транспорта, бронирование гостиниц
• 
  Документооборот: регистрация, подготовка, сканирование, рассылка внутренних и внешних документов, подготовка приказов, доверенностей, инструкций
• 
  Заказ канцтоваров, координация эксплуатации офиса, организация сервисных услуг
• 
  Согласование подписей и контроль сроков исполнения
• 
  Ведение расписания встреч для руководителей
• 
  Приём и отправка корреспонденции (e-mail, почта, курьеры)
• 
  Подготовка презентаций, отчётов, протоколов собраний
• 
  Контроль посещаемости и ведение табеля (при отсутствии HR)
• 
  Сопровождение новых сотрудников, помощь в адаптации
• 
  Выполнение личных поручений руководителя

• 
  Грамотное ведение документации, деловая переписка
• 
  Составление служебных записок и писем, базовая работа с Excel
• 
  Ведение календаря и расписания, навыки логистики и бронирования командировок, навыки делового этикета
• 
  Протоколирование встреч, техническая грамотность по оргтехнике
• 
  Опыт организации командировок, навыки подготовки презентаций
• 
  Опыт работы с документооборотом по ГОСТ/ISO
• 
  Делопроизводства
• 
  Опыт работы на ресепшн
• 
  Владение английским языком (A2/B1 — преимущество для иностранных или международных компаний)

• 
  Коммуникабельность
• 
  Организованность
• 
  Пунктуальность
• 
  Исполнительность
• 
  Внимательность к деталям
• 
  Стрессоустойчивость
• 
  Тактичность
• 
  Вежливость
• 
  Ответственное отношение к работе
• 
  Многозадачность
• 
  Этика делового общения
• 
  Конфиденциальность
• 
  Аккуратность

• 
  Опыт административной работы

  Опыт ведения документации и поддержки руководства.
  
  Вопрос: «Какой у вас был опыт ведения документации, поддержки офиса/руководства?»
  
  Ответ: Занималась ведением внутренней документации, регистрацией и оформлением корреспонденции, организовывала встречи и сопровождала руководителей.
• 
  Организация работы офиса

  Навыки поддержания порядка и процессов в офисе.
  
  Вопрос: «Как организовали порядок и обслуживание офиса? Какие задачи решали?»
  
  Ответ: Отвечала за заказ канцтоваров, взаимодействие с сервисными службами, следила за чистотой и своевременно информировала сотрудников о важной информации.
• 
  Документооборот и деловая переписка

  Опыт корректной работы с документами и письмами.
  
  Вопрос: «Какой документооборот вели (регистрация, контроль подписей)?»
  
  Ответ: Регулярно регистрировала и отслеживала документы, осуществляла контроль подписей, вела деловую переписку в соответствии с этикетом.
• 
  Навыки работы с оргтехникой и ПО

  Умение пользоваться офисной техникой и программами.
  
  Вопрос: «С каким ПО, оборудованием (принтерами/сканерами), сервисами работали?»
  
  Ответ: Владею офисной техникой: принтеры, сканеры, копиры. Уверенный пользователь MS Office, умею работать с PDF и корпоративной электронной почтой.
• 
  Поддержка руководителя

  Опыт организации времени руководителя.
  
  Вопрос: «Чем помогали руководителю? Есть ли навыки ведения календаря встреч и командировок?»
  
  Ответ: Вела календарь встреч, организовывала международные переговоры, готовила документы, бронировала билеты и занималась командировками.
• 
  Навыки приёма и обработки информации

  Умение быстро реагировать на приоритетные задачи.
  
  Вопрос: «Как поступите, если получаете срочную или последнюю информацию?»
  
  Ответ: Фильтровала задачи по приоритетам, оперативно доводила до руководства, обеспечивая конфиденциальность и точность передачи.
• 
  Коммуникабельность и стиль общения

  Опыт корректного и тактичного взаимодействия.
  
  Вопрос: «С кем общались в повседневной работе? Как решали конфликтные ситуации?»
  
  Ответ: Регулярно общалась с коллегами, клиентами и партнёрами, решала вопросы дипломатично, всегда соблюдала деловой этикет.
• 
  Внимательность и аккуратность

  Навыки проверки и приоритизации задач.
  
  Вопрос: «Как себя проверяете, как расставляете приоритеты?»
  
  Ответ: Внимательно проверяю документы, придерживаюсь дедлайнов, использую чек-листы и календарь для определения приоритетности задач.
• 
  Многозадачность и стрессоустойчивость

  Умение работать в условиях повышенной нагрузки.
  
  Вопрос: «Как справляетесь с большим количеством задач и сложными ситуациями?»
  
  Ответ: Привыкла работать в режиме многозадачности, умею справляться с авралами, сохраняя стрессоустойчивость и результативность под давлением.
• 
  Мотивация и согласие с условиями

  Ориентация на развитие в административной сфере.
  
  Вопрос: Вас устраивают задачи, формат, уровень ответственности и ЗП? Почему секретарь?"
  
  Ответ: Да, меня полностью устраивают условия. Интерес к административной сфере, готовность к решению рутинных задач и стремление к росту в офисном управлении.