Гибридный график — плюсы и минусы

Гибридный график — это удобный как для работодателя, так и для сотрудника формат. Рассматриваем преимущества и недостатки, подсвечиваем нюансы, рассказываем, что учесть при заключении договора

До пандемии коронавируса такого понятие не существовало. Фактически его не существует и сейчас: это разговорная формулировка, которая не отражается в законодательстве. Однако — регулируется. Гибрид — работа в двух форматах: частично в офисе, частично дома. В ТК РФ такой формат тоже отражен и называется комбинированным. Это удобно и для специалиста, и для работодателя. Чем именно — рассказываем в материале.

Многие специалисты, которые впервые устраиваются на работу после коронавируса и не имели опыта прежде, интересуются, что такое гибридный график и как на нем работать. Аналогичный вопрос возникает и у работодателей, которые раньше не практиковали удаленку. Однако опыт конкурентов заставляет прислушаться и присмотреться к такому варианту.

Гибридный график подразумевает, что есть определенные дни, когда сотрудник появляется в офисе. Для обсуждения текущих задач, отчетности, подведения итогов и так далее. А в остальное время — работает из дома.

Есть два основных варианта организации такого рабочего процесса:

• Представители компании устанавливают четкие дни, когда сотрудник работает из офиса, а когда из дома. Например — по вторникам и пятницам. Это отражено в трудовом договоре.
• Работодатель определяет, сколько раз в месяц минимально сотрудник должен посещать офис. Когда именно он будет это делать, специалист может выбрать сам. Например — минимум пять дней в месяц. Это значит, что сотрудник может распределить эти дни равномерно, а может отработать все разом.

Иногда график устанавливается в индивидуальном порядке в зависимости от должности, специфики работ, конкретных задач и других деталей. Однако важно помнить, что любой режим труда и отдыха должен быть закреплен в трудовом договоре. Это позволит избежать разночтений и распространенных проблем при таком графике.

Гибридный режим работы прямо в Трудовом кодексе РФ как отдельный термин не закреплён. Однако с момента принятия Федерального закона № 407-ФЗ от 8 декабря 2020 года и обновления главы 49.1 ТК РФ работодатель получил полностью легальный инструмент для его внедрения — комбинированную дистанционную работу. Согласно статье 312.1 ТК РФ, дистанционная работа может выполняться постоянно (весь срок действия трудового договора), временно (непрерывно до шести месяцев) или периодически, при условии чередования периодов работы дистанционно и работы на стационарном рабочем месте. Именно последний вариант — периодическая дистанционная работа — и является правовой основой гибридного графика, который сегодня всё шире применяется в офисных, ИТ- и сервисных компаниях.

При внедрении гибридного режима работодатель обязан соблюдать ключевые требования трудового законодательства. Продолжительность рабочего времени остаётся неизменной — она регулируется статьями 91 и 92 ТК РФ (общая норма 40 часов в неделю). Перерывы для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ) сохраняются и для дней работы из дома, и для офисных дней, а особенности дистанционной работы дополнительно регулируются статьями 312.1−312.5 ТК РФ, где определены порядок взаимодействия, обмена документами, использования оборудования и охраны труда.

Сверхурочная работа в условиях гибридного графика оплачивается по правилам статьи 152 ТК РФ — за первые два часа в полуторном размере, за последующие — в двойном, либо по желанию работника предоставляется дополнительное время отдыха. Работодатель обязан вести точный учёт рабочего времени (ст. 91 ТК РФ), что в условиях работы из дома требует особых решений: электронных табелей, систем учёта активности, ежедневных отчётов или фиксации задач в трекерах.

Требования охраны труда (ст. 212 ТК РФ и глава 34 ТК РФ) при дистанционной работе действуют в ограниченном виде: работодатель обязан расследовать и учитывать несчастные случаи на производстве, обеспечивать обязательное социальное страхование от несчастных случаев и проводить инструктаж по правилам охраны труда при работе с оборудованием, которое он сам предоставил.

Отдельный блок норм касается прав работника, переведённого на гибридный режим. Статья 312.4 ТК РФ гарантирует, что время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время, а статья 312.5 ТК РФ устанавливает дополнительные гарантии: дистанционного сотрудника нельзя ограничивать в правах только по причине того, что он работает удалённо, в том числе в части оплаты труда, премирования и обучения.

При этом основания для прекращения трудового договора с дистанционным работником шире классических: например, увольнение возможно, если сотрудник без уважительных причин не выходит на связь более двух рабочих дней подряд (ст. 312.8 ТК РФ). Важно, что подобные основания должны быть прямо закреплены в трудовом договоре или дополнительном соглашении, иначе применить их работодатель не сможет.

Гибридный график работы — это формат, который при правильной организации может быть одинаково удобен как работнику, так и работодателю.

В качестве преимуществ можно выделить:

• Повышение лояльности сотрудников и снижение текучки. Стресс на рабочем месте приводит к конфликтам, недопониманию и выгоранию. Многие специалисты намного эффективнее и спокойнее в домашних условиях, когда есть возможность самостоятельно регулировать свой рабочий процесс и не взаимодействовать с сотрудниками, с которыми сложились не самые хорошие отношения.
• Увеличение продуктивности. Если сотрудник обладает хорошими навыками самоорганизации или используются эффективные методы регулирования рабочего дня, продуктивность специалиста на гибридном графике увеличивается, так как работа из дома многими не воспринимается как повышенная нагрузка, и сложные задачи в домашних комфортных условиях выполнить легче.
• Снижение затрат. При гибридном графике можно сократить расходы на обслуживание офиса, коммунальные платежи и дополнительные издержки.

Однако есть и недостатки, которые также важно учитывать, если вы рассматриваете такой график:

• Увеличение нагрузки на отдел кадров. Все детали должны быть отражены в трудовом договоре. Кроме того, необходимо пересмотреть KPI для отдельных специалистов и другие метрики оценки эффективности и результативности, внедрить программы адаптации, изучить ПО для отслеживания рабочего времени.
• Повышение риска утечки. Офисные П К проще контролировать. Когда сотрудник работает из дома, у него появляется дополнительный шанс предоставить конфиденциальную информацию конкурентам в обход службы безопасности компании. Это решается внедрением специального ПО или предоставлением корпоративных ПК или ноутбуков для работы из дома.
• Риск выгорания. Это справедливо далеко не для всех, однако есть сотрудники, которым баланс между работой и бытом чрезвычайно важен. Если работа перейдет в домашние условия, такие специалисты могут выгореть намного быстрее.
• Увеличение расходов на безопасность, технику и программное обеспечение. В трудовом договоре чаще всего по умолчанию прописано, что оборудование специалисту должен предоставлять работодатель. Некоторые сотрудники могут не захотеть использовать личный ПК или ноутбук для работы. Для некоторых сфер деятельности нужны специальные программы и более мощные компьютеры, которые не у всех есть дома. В таких случаях придется потратиться на оснащение сотрудников всем необходимым

Обоснованность назначения такого графика каждый работодатель определяет индивидуально. Иногда это действительно позволяет оптимизировать процессы. Например — в сфере IT большинство компаний работает либо полностью на удаленке, либо в гибридном формате для отдельных категорий специалистов. Однако есть сферы бизнеса, где гибридный график скорее вредит, чем улучшает показатели. Поэтому перед переходом важно детально все проанализировать и принять взвешенное решение.

Перевод сотрудников на гибридный график — это не разовая управленческая инициатива, а полноценный кадровый процесс. Чтобы режим работал устойчиво и не создавал юридических рисков, работодателю нужно подготовить пакет внутренних документов и согласовать изменения с каждым сотрудником, чей формат работы меняется.

Первый шаг — разработка локального нормативного акта о гибридном режиме работы. Это может быть отдельное «Положение о гибридной (комбинированной дистанционной) работе» или раздел в действующих Правилах внутреннего трудового распорядка. В документе фиксируются: перечень должностей, которые могут работать в гибридном режиме; порядок согласования графика (например, фиксированные дни присутствия в офисе или гибкое распределение по согласованию с руководителем); требования к рабочему месту дома и используемому оборудованию; порядок взаимодействия (мессенджеры, корпоративная почта, видеоконференции, время реакции на сообщения); правила учёта рабочего времени; порядок передачи и получения документов; вопросы охраны труда и информационной безопасности. Чем детальнее проработан документ, тем меньше споров возникнет в дальнейшем — особенно по «серым зонам»: что считается рабочим временем дома, как фиксируется выход на работу, что делать при технических сбоях или болезни ребёнка.

Второй шаг — приказ о введении гибридного режима. В нём указываются дата начала действия режима, перечень подразделений и должностей, на которые он распространяется, ответственные за внедрение (как правило, HR-директор и руководители подразделений), сроки подготовки и подписания дополнительных соглашений к трудовым договорам. Параллельно или сразу после приказа нужно подготовить и согласовать с каждым сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В этом документе обязательно отражаются: место работы (с указанием, что часть времени работник выполняет трудовую функцию дистанционно), режим работы (количество дней в офисе и удалённо, конкретные дни недели или порядок их согласования), способ взаимодействия, порядок предоставления и использования оборудования, порядок возмещения расходов сотрудника (интернет, электроэнергия, амортизация личной техники — статья 312.6 ТК РФ), особенности учёта рабочего времени и основания увольнения по статье 312.8 ТК РФ.

Третий шаг — ознакомление сотрудников с изменениями. По общему правилу, изменения в локальные нормативные акты доводятся до работников под подпись или через систему электронного документооборота. Если переход на гибридный график инициирован работодателем и связан с организационными изменениями, рекомендуется заблаговременно письменно уведомить сотрудников, чтобы у них было достаточно времени на изучение новых условий и подписание документов. Если же переход инициирует сам сотрудник, он подаёт заявление, и стороны заключают дополнительное соглашение в обычном порядке. Электронный кадровый документооборот (ст. 22.1−22.3 ТК РФ) позволяет проводить ознакомление и подписание документов дистанционно — это особенно удобно для распределённых команд и компаний с филиалами в разных регионах.

Четвёртый шаг — настройка учёта и контроля. В кадровой системе и табеле учёта рабочего времени дни работы дистанционно и в офисе обычно обозначаются отдельными кодами. Это нужно и для бухгалтерии, и для статистики, и для возможных проверок. Параллельно настраиваются: система контроля доступа в офис (если она используется), корпоративные мессенджеры и календари, политика информационной безопасности (VPN, двухфакторная аутентификация, требования к домашним устройствам), регулярные отчёты и встречи. Хорошей практикой считается проведение пилотного периода в одном-двух подразделениях, по итогам которого правила корректируются с учётом реальных кейсов: сбоев связи, конфликтов по графику, перегрузки в офисные дни. Только после такого пилота гибридный режим масштабируется на всю компанию — это снижает риск кадровых конфликтов и помогает закрепить новые правила в корпоративной культуре.

Все особенности распорядка труда и отдыха должны быть отражены в трудовом договоре. Все, что в договоре не отражено или прописано недостаточно детально, может стать причиной недоразумений и осложнений в ходе работы или при наличии претензий со стороны как работодателя, так и работника.

Что обязательно необходимо разъяснить:

• Точный период работы в офисе и из дома, порядок чередования рабочих режимов. Можно указывать как рабочие дни, так и конкретные часы.
• Способ контроля и учета рабочего времени. Необходимо определить формат отчетов и способ их предоставления, установка специальной программы или другие способы, в том числе — по усмотрению сотрудника, главное, чтобы выполнялся определенный объем работы.
• Наличие компенсации и порядок предоставления техники. В договоре необходимо указать, будет ли выплачиваться компенсация за электроэнергию и другие расходы, которые сотрудник неизбежно несет, работая из дома. Будет ли предоставляться специальное оборудование: какое и на какой срок, какие правила эксплуатации, как возвращать при увольнении.

Если гибридный график касается всех сотрудников, а не только некоторых, можно прописать все особенности в правилах внутреннего трудового распорядка, а не перезаключать каждый раз трудовой договор.

Обратите внимание: насильно перевести специалиста на гибридный график нельзя. Сделать это можно только по взаимному согласию. Однако в большинстве случаев сотрудники охотно соглашаются на такой формат, так как это экономит деньги и время, а также позволяет отдохнуть от офиса и взять на себя регулирование рабочего дня, что для многих более комфортно.