Как сотрудника перевести на ставку: все ситуации

Чаще всего мы работаем пять дней в неделю по восемь часов. Однако иногда случается, что такая система не подходит либо сотруднику, либо работодателю. Зачастую это бывает связано с условиями здоровья или труда. Однако бывают и ситуации, когда приходится искать, как перевести сотрудника на неполный рабочий день, так как необходимо сократить расходы компании или временно оптимизировать некоторые процессы. В каждом случае полезно знать не только как сократить рабочий день, но и как перевести работника на полную ставку, когда такая возможность вновь появится.

Разбираем все ситуации и рассказываем, как принять сотрудника на неполный рабочий день, в чем отличие сокращенного дня от неполного и как снова вернуться на традиционную продолжительность смены.

Законодательно закреплено, что рабочая неделя должна составлять 40 часов. Традиционно по официальному договору сотрудники работают пять дней в неделю по восемь часов каждый день. Однако это не единственный вариант. Так, при необходимости можно изучить, как перевести работника на полставки или изначально принять сотрудника на неполный рабочий день. Чаще всего такое решение принимают в отношении студентов или людей, которым нужно ухаживать за близкими.

Что такое неполная занятость работника:

• Традиционный неполный рабочий день или работа на полставки — это всегда личные договоренности. Для того, чтобы применить любой способ, как оформить сотрудника на полставки, не нужны дополнительные условия, кроме желания хотя бы одной из сторон. Хотя и есть ситуации, когда закон обязывает работодателя согласиться.
• Сокращенный рабочий день применяется только к конкретным категориям сотрудников, которые в принципе не могут работать дольше. К ним относятся инвалиды, сотрудники опасных производств и подростки. Здесь вариантов нет: только изначально принимать на такой график.

Решение, как перевести сотрудника на полставки, может принять работодатель или сам сотрудник.

• Если нужно работодателю. Чаще всего по инициативе работодателя перевод осуществляется, чтобы удержать сотрудников, которые в иной ситуации уволились бы. Так, поиск решения, как оформить работника на полставки, позволяет избежать массовых увольнений при существенном изменении условий труда или технологии производства. В некоторых ситуациях это дополнительно позволяет перераспределить бюджет и избежать сокращений. Для работодателя есть ограничение по продолжительности режима: максимум полгода. Минимального срока нет. Если способ, как оформить сотрудника на неполный рабочий день, не устраивает сотрудника и он отказывается на него переходить, работодателю останется только сокращение со всеми соответствующими выплатами.
• Если нужно сотруднику. По взаимной договоренности можно перейти на такой режим без дополнительных оснований. Однако есть и ситуации, когда сотрудник может навязать работодателю такое решение, и тот не будет иметь возможности отказать. Так, придется в принудительном порядке применять схему, как перевести работника на неполный рабочий день в отношении беременных, родителей детей в возрасте до 14 лет или детей-инвалидов в возрасте до 18 лет. Также о переводе может попросить человек, которому нужно ухаживать за родственником при наличии соответствующего заключения. В этих случаях отказывать работодатель не имеет права.
• Самый простой способ оформить перевод — договориться. Однако удается это далеко не всегда. Иногда имеет смысл пригласить юриста или опытного кадровика, который поможет найти решение, которое удовлетворит и работодателя, и сотрудника.

Последовательность действий довольно простая:

• Получить заявление. Сотрудник может заполнить его в свободной форме. Если есть законные основания, которыми он планирует воспользоваться, необходимо указать продолжительность перевода и четкие причины.
• Внести изменения в договор. Как правило, это делается при помощи дополнительного соглашения, в котором освещаются причины, новый режим работы и так далее.
• Издать приказ. Форма также свободная, в документе дублируются существенные данные о переводе на полставки.

Если перевод осуществляется по инициативе работодателя, важно не забыть:

• Сообщить сотрудникам заранее. По закону направить официальное уведомление всем работникам необходимо минимум за два месяца до планируемой даты перевода. Если вы работаете как ИП, минимального срока не будет, но рекомендуется все-таки делать это хотя бы за пару недель. В уведомлении перечисляются причины перевода, сроки и новый график.
• Направить уведомление в центр занятости. Это можно сделать на официальном сайте через личный кабинет.
• Важно правильно отмечать сотрудников и в журнале учета рабочего времени. С момента перевода на полставки проставляется код НС или 25.

Процедура перевода на неполную занятость по инициативе работодателя является одним из самых конфликтогенных процессов в трудовых отношениях. Часто руководитель, столкнувшись с необходимостью сократить издержки, полагает, что достаточно разослать уведомления и через два месяца все автоматически выйдут на полставки. В реальности же сотрудник может занять жесткую позицию и отказаться подписывать дополнительное соглашение, и здесь работодателю нужно четко понимать, где заканчиваются его права и начинаются права работника. Закон в этом вопросе стоит на страже интересов персонала, и любое давление или попытка вынудить человека уйти «по собственному» будет расценена судом как нарушение.

Если сотрудник категорически не согласен на новые условия работы, работодатель обязан действовать строго по букве статьи 74 ТК РФ. В ответ на отказ он должен в письменной форме предложить сотруднику другую имеющуюся у него работу (вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, или вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую тот может выполнять с учетом состояния здоровья. При этом предлагать нужно все вакансии, имеющиеся в данной местности, и, если это предусмотрено коллективным или трудовым договором, в других местностях. На раздумья работнику дается время, и только после официального отказа от предложенных вакансий (или при их физическом отсутствии) наступает следующий этап.

Финальной точкой в случае отсутствия консенсуса становится увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ — «отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». Это не сокращение штата, и процедура здесь иная. Работодатель издает приказ об увольнении, в трудовой книжке или ЭТК делается соответствующая запись. В этой ситуации сотруднику выплачивается не выходное пособие в размере среднего заработка, а лишь стандартный расчет при увольнении (зарплата и компенсация отпуска). Однако крайне важно иметь на руках всю доказательную базу: обоснование причин изменения условий труда (изменение технологии или организации труда), письменное уведомление за два месяца, письменное предложение вакансий и письменный отказ от них. Без любого из этих звеньев увольнение суд признает незаконным, и сотрудника восстановят на работе с оплатой вынужденного прогула.

Когда необходимость в переводе на полставки отпала, можно рассматривать, как перевести сотрудника на полную ставку обратно. Как правило, сделать это намного проще.

• Если перевод проводился по личным обстоятельствам сотрудника, он может вернуться по заявлению в любой момент.
• Если перевод проводился по инициативе работодателя, по завершении установленного срока (максимум полгода по закону) переход на полное осуществляется автоматически.
• Если перевод проводился по инициативе работодателя, но он планирует вернуть сотрудника раньше установленного срока, необходимо заново составить уведомление и выпустить приказ, а также составить дополнительное соглашение к договору, в котором будут прописаны все детали.
• Вернуться на полное рабочее время намного проще, чем изначально договориться о переводе на полставки вне зависимости от того, кто выступал инициатором.

Помимо внутренней кадровой документации, изменение режима работы сотрудника влечет за собой обязанность работодателя по информированию Социального фонда России. В эпоху цифровизации учета и перехода на единую форму сведений о трудовой деятельности кадровые события отражаются в отчете ЕФС-1, и перевод с неполного рабочего времени на полное (и наоборот) не является исключением.

Подача этого отчета — не добровольная опция, а строгая обязанность, за неисполнение или просрочку которой предусмотрены административные штрафы. Поэтому после того как приказ издан и дополнительное соглашение подписано, рука кадровика должна немедленно потянуться к формированию электронного отчета.

В подразделе 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 необходимо отразить кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД». Важно понимать, что изменение режима рабочего времени является постоянным переводом, даже если сотрудник не менял должность и отдел. В графе «Трудовая функция» обязательно указывается новая продолжительность рабочего времени, например: «Главный бухгалтер, полная занятость, 40-часовая рабочая неделя». Без этой конкретики запись считается некорректной, и при проверке отчетности Социальный фонд может ее не принять.

Срок подачи отчета ЕФС-1 о переводе — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Если приказ о переводе на полную ставку издан, скажем, 12 мая, то до 25 июня (включительно) работодатель обязан передать эти сведения в СФР. Исключение составляет ситуация, когда перевод оформляется в последние дни месяца — затягивать не стоит, лучше подать отчет сразу, как только приказ подписан. Сведения передаются в электронном виде через систему оператора ЭДО, и после успешной загрузки в базу фонда они автоматически отображаются в электронной трудовой книжке сотрудника на портале «Госуслуги».

При переходе на полставки сотрудник сохраняет все те же права, что у него были при обычном формате работы. Он так же получает зарплату, так же имеет право на отпуск и больничный.

Какие нюансы необходимо учесть:

• Оклад сокращается соразмерно рабочему времени, то есть на полставки сотрудник получает половину оклада. Или работает по тарифной ставке и получает зарплату соразмерно затраченному времени.
• С работодателя не снимается необходимость оплачивать налоги и страховку за работника, величина выплат считается с размера фактической зарплаты.
• Отпуск при неполном рабочем дне не сокращается: сотрудник имеет право на полный отпуск.
• Размер больничного, в свою очередь, не может быть ниже минимального размера оплаты труда, а оплата осуществляется в традиционном формате.
• Если вы не знаете, стоит ли переводить сотрудника на полставки или переживаете, что это решение не исправит ситуацию, рекомендуем обратиться к юристам.