Как поменять сотруднику фамилию

Сотрудник поменял фамилию: что делать? С таким вопросом часто сталкиваются не только руководители в целом, но и бухгалтеры, а также менеджеры по персоналу. Причин смены фамилии может быть множество, и брак — далеко не основная. Алгоритм действий, что делать бухгалтеру, если сотрудник поменял фамилию, не зависит от причины, по которой специалист это сделал. Есть четкая процедура и установленная последовательность, о которой мы подробно поговорим в этом материале.

Специалист по кадровой политике организации — первый, кто сталкивается с необходимостью отражения изменений. Новые данные должны быть оперативно внесены во все личные документы сотрудника.

Сотрудник сменил фамилию: что делать кадровику в 2024 году:

• Получить заявление. Его должен предоставить сам сотрудник. Текст четко не регламентирован, но в дополнение к прошению о смене персональных данных необходимо предоставить подтверждающие документы. Это может быть свидетельство о вступлении в брак или другие. Кроме того, потребуется и копия нового паспорта.
• Издать приказ о внесении соответствующих изменений. Форма документа также не регламентирована. Смысл его оформления в том, чтобы определить ответственного за внесение изменений специалиста, а также установить четкие сроки обновления данных.
• Обновить данные в социальном фонде. Сделать это может работодатель или сам работник. Если произошла смена фамилии сотрудника, способ, как оформить от работодателя для сотрудника проще: ему не нужно никуда ехать и подавать документы. Работодатель оформляет отчет по форме АДВ-2, а далее фонд самостоятельно обновляет данные. Или же сотрудник может посетить отделение фонда по месту жительства и обновить СНИЛС лично. Способ, как поменять СНИЛС работнику при смене фамилии определяется индивидуально.

Изменение паспортных данных работника, как оформить кадровику и куда вносить изменения:

• В трудовую книжку — если работник все еще использует бумажный вариант. Старая фамилия просто зачеркивается, и вместо нее указывается новая, в дополнение указываются данные документа, на основании которого внесены изменения. Если книжка электронная, данные изменятся автоматически.
• В личную карточку. Если работник сменил фамилию, что делать кадровику в этом случае очевидно: необходимо внести данные в карточку сотрудника. Так же как и в предыдущем случае прежняя фамилия зачеркивается, сверху указывается новая. Изменения заверяются подписью кадровика, также указываются данные документа, на основании которого была изменена фамилия.
• В трудовой договор — если это принципиально для работодателя или сотрудника. Официально такого требования нет.
• Чаще всего, вместо полного изменения трудового договора оформляют дополнительное соглашение, в котором прописывают смену фамилии.

В этом случае порядок действий направлен на передачу соответствующих данных налоговому органу, чтобы все платежи осуществлялись в соответствии с требованиями законодательства.

Сотрудник поменял фамилию, что делать бухгалтеру в 2024 году:

• Направить уведомление в налоговую. Это делается, если фамилию сменил руководитель: в таком случае данные отправляются по месту регистрации компании. Если смена фамилии была осуществлена обычным сотрудником, который не занимает руководящую должность, все данные будут переданы автоматически после замены паспорта.
• Направить уведомление контрагентам, если это предусмотрено соглашением.
• Сформировать отчетность с учетом изменений.

Если произошло изменение паспортных данных работника, как оформить бухгалтеру, может быть неочевидно. Чаще всего основная нагрузка ложится на отдел кадров. Бухгалтер вносит изменения и уведомляет соответствующие органы, только если фамилия изменилась у руководителя организации.

Как сдавать отчетность в СФР:

• проверить СНИЛС в личном кабинете страхователя на официальном сайте и убедиться в том, что изменения внесены (если это не так, сдавать отчетность по старым данным нельзя);
• после обновления данных можно сдавать отчетность по форме ЕФС-1 с учетом изменений.

При подготовке отчетности для налоговой, бухгалтер оперирует данными, которые у него есть на момент подготовки документации вне зависимости от того, обновились данные в ведомстве или нет.

Для бухгалтера особенно важно при формировании отчетности проверять, не задвоились ли данные, такое часто случается в автоматизированных программах. Некоторые бухгалтерские программы позволяют провести сверку данных и исключить возникновение такой ошибки.

Любые изменения персональных данных в компании начинаются с инициативы самого работника и предоставленного им пакета документов. Без письменного заявления и официального подтверждения смены фамилии кадровая служба не имеет права вносить какие-либо корректировки в учетные документы. Работник должен лично инициировать этот процесс, так как работодатель не обязан отслеживать изменения в его семейном положении. Задача кадрового специалиста на этом этапе — проверить корректность заполнения заявления и снять копии с предоставленных оригиналов документов-оснований, чтобы затем приложить их к пакету для создания приказа и обновления информационных баз.

Заявление составляется в свободной форме на имя руководителя организации. В нем сотрудник должен указать свою прежнюю фамилию и новые данные, а также сослаться на документ, который стал причиной изменений. Кроме того, в тексте обязательно перечисляется прилагаемая копия подтверждающего документа. Образец заявления кадровик может подготовить сам, чтобы упростить задачу сотруднику. Главное — наличие в заявлении реквизитов: даты и личной подписи заявителя. Этот документ станет отправной точкой для запуска всей бюрократической цепочки внутри компании.

Что касается подтверждающих документов, их перечень зависит от жизненных обстоятельств. В подавляющем большинстве случаев это свидетельство о заключении брака. Однако при разводе, когда сотрудница возвращает девичью фамилию, потребуется свидетельство о расторжении брака.

Причиной смены может быть и личное желание гражданина, оформленное через ЗАГС, — тогда предоставляется свидетельство о перемене имени. В любом случае, сотрудник обязан принести не только оригинал для сверки, но и копию, которая будет храниться в личном деле. Вторым обязательным документом является копия страниц нового паспорта с измененной фамилией, без которой обновление данных в системах учета будет невозможным.

После приема заявления кадровик обязан создать локальный нормативный акт, который официально запускает машину изменений. Для этого издается приказ о внесении изменений в кадровые и учетные документы организации. Хотя унифицированной формы для такого приказа не существует, он имеет огромное значение, так как является основанием для всех последующих действий бухгалтерии и кадровой службы. Приказ выпускается в свободной форме на бланке организации за подписью генерального директора, и в нем необходимо четко прописать, какие именно подразделения и в какие сроки должны обновить информацию.

В структуре приказа выделяют три основные части: констатирующую, распорядительную и ознакомительную. В констатирующей части указывается факт смены фамилии сотрудником со ссылками на заявление работника и реквизиты подтверждающих документов (свидетельство о браке, новый паспорт). Распорядительная часть содержит прямые указания: 

• Начальнику отдела кадров — изменить кадровые документы и направить отчет в СФР
• Главному бухгалтеру — обновить банковские реквизиты в зарплатном проекте и данных для перечисления НДФЛ
• Наконец, ознакомительная часть — это подписи всех ответственных лиц и самого работника, подтверждающие, что они знают о запущенных процедурах.

После выхода приказа ответственность за все изменения переходит от сотрудника к уполномоченным лицам компании. Без такого приказа любое исправление фамилии, сделанное «на глазок», будет считаться нарушением порядка документооборота. Копия приказа подшивается в личное дело сотрудника, оригинал хранится в папке с приказами по личному составу. Издание приказа является безопасным с точки зрения юридических рисков действием, так как в случае проверки инспекцией труда или судебного спора он докажет, что изменение реквизитов производилось не хаотично, а по четко установленной процедуре в строго определенные сроки.

Многие кадровики задаются вопросом: нужно ли переподписывать трудовой договор из-за новой фамилии? Трудовой кодекс РФ не требует обязательного перезаключения договора, так как фамилия — это реквизит, удостоверяющий личность, но не условие труда. Однако просто проигнорировать факт смены и оставить старый договор без правок нельзя. Правильный и наиболее элегантный путь — оформление дополнительного соглашения к трудовому договору. Это позволяет, не перекраивая основной документ, юридически зафиксировать новое персональное состояние работника и избежать путаницы в будущем при подаче отчетности.

Дополнительное соглашение составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. В нем кратко фиксируется факт смены фамилии, а также уточняется, что все права и обязанности по договору сохраняются в полном объеме. Обязательно нужно указать реквизиты документа-основания (свидетельства о браке или перемене имени) и нового паспорта. Также в допсоглашении может быть прописано, что стороны признают утратившими силу прежние реквизиты и отныне во всех финансовых и кадровых документах будет фигурировать новая фамилия. Это снимает риск ошибочного перечисления зарплаты на старые счета или отражения в налоговой отчетности устаревших сведений.

С точки зрения трудовых инспекторов, дополнительное соглашение к трудовому договору является надежным подтверждением того, что работодатель добросовестно выполнил требования по актуализации данных. Если же вы по какой-то причине не хотите подписывать соглашение, можно обойтись и без него, так как императивного требования в законе нет, но тогда все риски по спорным ситуациям ложатся на вас. Например, при неправильной подаче сведений о доходах в ФНС будет сложно доказать, почему вы платили налог за «старую» фамилию, имея на руках заявление о смене. Поэтому допсоглашение — это еще и элемент самозащиты компании.

После того как кадровая часть завершена, эстафету принимает бухгалтерия. На финансовый блок ложится задача синхронизировать новую фамилию сотрудника с банком и учетными программами, чтобы заработная плата не «зависла» и ушла по верным реквизитам. Первое, что делает бухгалтер — уведомляет обслуживающий банк в рамках зарплатного проекта о необходимости перевыпуска карты или смены данных в реестре. Если карта зарплатная и привязана к счету, перевыпуск с корректной фамилией инициативным письмом от работодателя существенно ускоряет процесс. Одновременно в бухгалтерской программе (1С, СБИС и аналогах) меняется фамилия в карточке сотрудника.

Особое внимание бухгалтеру нужно уделить формам налоговой отчетности. Фамилия, имя и отчество сотрудника, а также его ИНН и СНИЛС — это те ключевые поля, от правильности которых зависит идентификация физического лица в базах ФНС и СФР. Если подать расчет по страховым взносам (РСВ) или 6-НДФЛ со старой фамилией, отчет не пройдет форматно-логический контроль и будет считаться несданным. Поэтому бухгалтер обязан перед формированием каждой отчетности сверять реквизиты сотрудника с данными, полученными от кадровой службы. Это касается также справок о доходах и суммах налога физического лица (бывшая 2-НДФЛ).

Важный момент, который нельзя упускать — обновление данных для СФР и ФНС в рамках информационного обмена. Хотя основную массу сведений ведомства получат автоматически, бухгалтер должен направить уведомление в банк о смене реквизитов получателя, а также проверить, чтобы в реестрах на зачисление зарплаты не всплыла старая фамилия. Автоматизированные сверки «задвоения» данных, когда в базе висят две карточки на одного человека со старой и новой фамилией, — частая проблема, которая приводит к тому, что налоговые начисления разлетаются по разным лицевым счетам и сотруднику приходят требования об уплате несуществующей задолженности. Поэтому вычистка дубликатов — обязательный этап работы.

Уведомление Социального фонда России об изменении анкетных данных — одна из немногих обязанностей работодателя, которая носит императивный характер и четко регламентирована. Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица привязан к его страховому номеру (СНИЛС), и расхождение фамилии в отчетности с базой фонда недопустимо. Именно поэтому кадровик или бухгалтер обязаны подать в территориальный орган СФР сведения по форме АДВ-2 «Заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица».

Форма АДВ-2 заполняется на основании заявления сотрудника и прилагаемой копии подтверждающего документа. Подать ее необходимо в срок, который укладывается в рамки ближайшей отчетной кампании, но лучше сделать это незамедлительно, не дожидаясь дедлайна. В форме указывается старая фамилия (та, что сейчас в базе СФР), новая фамилия и реквизиты документа-основания. После обработки заявления фонд вносит изменения в ИЛС и уведомляет об этом страхователя. Только после того как обновление в СФР подтверждено, можно без опаски подавать сдачу отчетов по форме ЕФС-1 и разделов персонифицированного учета.

Процесс не настолько автоматический, как кажется. Если работодатель проигнорирует отправку АДВ-2 и начнет сдавать отчетность по новой фамилии, а в базе СФР будет фигурировать старая, отчетность просто «не привяжется» к лицевому счету, возникнет ошибка со статусом «несоответствие паспортных данных». Это грозит штрафами за несвоевременное предоставление сведений. Кроме того, важно проследить, чтобы сам сотрудник при необходимости заменил страховое свидетельство, хотя с 2020 года номер СНИЛС закрепляется за человеком пожизненно и менять пластиковую карточку не обязательно, главное — чтобы данные в электронной базе были верными.

Если работник поменял паспорт, алгоритм, что делать работодателю, не вызывает особых трудностей. Большую часть задач берет на себя кадровая служба. Бухгалтер просто проверяет, были ли обновлены данные в ведомствах, перед тем, как отправить отчетность. Работодателю практически ничего не нужно делать.

Однако чаще всего именно работодатель первым получает соответствующие документы, и уже потом направляет их в нужные подразделения.

Закрепим порядок действий, что делать кадровику, если работник сменил фамилию:

• Проверка документов. Первым шагом кадровика при изменении фамилии сотрудника должно быть проверка всех необходимых документов. Это включает в себя паспорт, свидетельство о браке или смене фамилии, трудовую книжку, доверенность, СНИЛС, ИНН, полис ОМС.
• Внесение изменений в учетные записи. После проверки документов кадровик должен внести изменения в учетные записи компании. Это может включать в себя обновление информации в системе учета, изменение банковских реквизитов (если это необходимо) и корректировку налоговых отчетов. Важно убедиться, что все изменения внесены корректно и своевременно.
• Пересмотр трудовых договоров и соглашений. Изменение фамилии сотрудника также может потребовать пересмотра трудовых договоров и других соглашений. Кадровик должен проверить, нужно ли вносить изменения в условия оплаты труда, отпуска, больничного и другие аспекты трудовых отношений. Это поможет избежать недоразумений и конфликтов в будущем.

Кадровику важно быть в курсе последних изменений в законодательстве и практике работы с личными данными сотрудников. Регулярное обучение и консультации с коллегами и специалистами помогут поддерживать высокий уровень профессионализма и избегать ошибок.

Наконец, важно поддерживать открытую коммуникацию с сотрудником, который сменил фамилию. Объяснить ему, какие изменения будут внесены в его учетные данные и как это повлияет на его работу. Это не только поможет избежать возможных проблем, но и покажет заботу о сотруднике.