Штатное расписание: что это такое, образец как составить, правила ведения

1. Управление структурой
ШР фиксирует подразделения и должности, распределяет роли и функции. Это упрощает работу кадровой службы: всегда понятно, какие отделы есть, сколько в них ставок и какие должности вакантны.

2. Планирование фонда оплаты труда
Документ содержит оклады, тарифные ставки, надбавки и доплаты. На его основе рассчитывается ФОТ, планируется бюджет и прогнозируются выплаты. Это позволяет оптимизировать расходы на персонал и избегать кассовых разрывов.

3. Контроль вакансий
ШР показывает количество открытых вакансий и закрытых ставок. Это помогает оперативно вводить и выводить должности, не нарушая бюджет и структуру.

4. Правовая защита при сокращениях
При сокращении численности или штата ШР служит доказательством наличия или отсутствия вакансий. Без него сложно обосновать законность увольнений и избежать судебных споров.

5. Прохождение проверок
Трудовая инспекция, налоговая, Социальный фонд — все требуют ШР для проверки соответствия численности, окладов и выплат. Отсутствие документа расценивается как нарушение.

Шаг 1. Подготовка данных
Составьте список структурных подразделений (отделы, службы, цеха), присвойте им коды. Определите должности, специальности, квалификационные группы. Установите систему оплаты: оклады, надбавки, доплаты, премии.

Для корректных наименований должностей используйте:

• ОК 016-94 (общероссийский классификатор профессий рабочих);
• ОКЗ ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (общероссийский классификатор занятий);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
• ЕТКС (единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих по отраслям);
• Профессиональные стандарты.

Шаг 2. Заполнение «шапки»
Укажите наименование организации, код ОКПО, номер и дату документа, период действия, подписи ответственных лиц (кадровик, бухгалтер, руководитель).

Шаг 3. Заполнение граф

Важно: Если оплата не фиксирована (сдельная, процент от выручки, коэффициент трудового участия), в графе 5 (Оклад) ставьте прочерк, а в столбце «Примечание» укажите: «Оплата определяется согласно Положению об оплате труда». В этом случае графу 9 (Итого в месяц) не заполняйте.

Шаг 4. Проверка расчётов
Сверьте итоговый ФОТ с бюджетом. Проверьте соответствие кодов, названий должностей и сумм.

Шаг 5. Согласование и утверждение
Согласуйте ШР с кадровиком и бухгалтером, подготовьте приказ об утверждении. Руководитель подписывает приказ, документ вступает в силу с указанной даты.

Шаг 6. Ведение изменений
Пропишите порядок внесения правок: кто готовит проекты, как согласовываются изменения, как фиксируются версии.

ШР утверждается приказом руководителя (или уполномоченного лица). В приказе указываются:

• номер и дата;
• дата введения в действие;
• ответственный за ведение ШР (обычно кадровик).

Приказ подписывают руководитель, главный бухгалтер и начальник кадровой службы. Копия хранится в кадровом отделе, электронная версия — в защищённом хранилище.

Изменения вносятся двумя способами:

• Приказ о внесении изменений

Используется при точечных корректировках: изменение оклада, введение одной-двух должностей, переименование подразделения. В приказе указываются основание, что меняется, с какой даты.

• Утверждение нового ШР

Применяется при масштабных изменениях: реорганизация структуры, массовое сокращение, значительные корректировки ФОТ. Новый документ получает новый номер и дату, отменяя предыдущий.

При изменении окладов или условий труда работников уведомляют не менее чем за 2 месяца согласно статье 74 ТК РФ.

Выписка из штатного расписания — краткие сведения из документа: должность сотрудника и размер его оклада и надбавок. Сотрудник может запросить документ для предоставления в налоговую инспекцию, суд, банк, Социальный фонд России (СФР) и другие ведомства.

Чтобы получить выписку, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, указав цель запроса. Работодатель обязан предоставить сотруднику выписку в течение трех рабочих дней.

Подготовкой документа занимается бухгалтер или работник отдела кадров. Выписку из штатного расписания составляют в произвольной форме. Иногда за основу берут таблицу из оригинального документа. Под основной частью выписки от руки делают отметку о верности данных с датой и подписью уполномоченного лица.

ИП с наемными работниками
Обязан вести ШР, как только у предпринимателя появляется трудовой договор с сотрудником. Документ составляют и утверждают приказом. Без работников ШР не требуется.

ООО
Штатное расписание — обязательный документ для общества с ограниченной ответственностью. Оно фиксирует структуру, оплату труда и численность, необходимо для проверок и кадрового учёта.

Малый бизнес
Для малых предприятий с наемными сотрудниками ШР обязательно. Документ упрощает планирование расходов на зарплаты, ввод и вывод ставок, прохождение проверок.

Указание «вилки» окладов для одной должности. Фиксируйте конкретные суммы. Разброс окладов без обоснования — дискриминация, запрещённая статьёй 22 ТК РФ (равная оплата за равный труд).

Несоответствие должностей профстандартам. Проверяйте названия по классификаторам (ОК 016-94; ОКЗ; Квалификационный справочник; ЕТКС; профстандарты). Это важно для льгот, компенсаций и пенсий.

Отсутствие совместителей в ШР. Указывайте доли ставок (0,5, 0,25). Иначе — нарушение закона.

Ошибки в количестве штатных единиц. Не забывайте неполные ставки. Это влияет на отчётность и контроль.

Отсутствие обязательных реквизитов. Дата, название, подпись руководителя — без них документ недействителен.

Неправильное указание оклада при нефиксированной оплате. Если оплата сдельная, процент от выручки или коэффициент — не указывайте оклад, сделайте отсылку в «Примечание» на локальный акт об оплате труда. Графа 9 не заполняется.

Срок хранения:
Согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236, штатные расписания по месту утверждения имеют постоянный срок хранения. Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, документ хранится до ликвидации организации.

Кто имеет доступ:
Отдел кадров, бухгалтерия, руководитель. По запросу проверяющих — трудовая инспекция, налоговая, Социальный фонд.

Ответственность закрепляется в должностной инструкции. Обычно это:

• Отдел кадров: разработка, ведение, обновление данных.
• Бухгалтерия: расчёт ФОТ, контроль выплат.
• Руководитель: утверждение, согласование изменений.

Рекомендуется назначить заменяющего сотрудника на период отсутствия основного ответственного.