Как оформить военные сборы сотрудника

Если сотрудника призвали на сборы, способ, как оформить его отсутствие, чаще всего, определен законодательством и не вызывает сложностей у бухгалтеров и сотрудников кадровых отделов. Однако не все работодатели знают, что нужно делать. Многие путают сборы с призывом и увольняют сотрудника, что впоследствии оборачивается проблемами для компании. Оспорить такое увольнение легко можно в суде по возвращении. Конечно, если сотрудник устроен официально.

Кроме того, нельзя не отпускать специалиста вовсе: работодатель обязан предоставить ему возможность принять участие в сборах. Таким образом, если сотрудника призвали на военные сборы, способ, как оформить, практически всегда одинаковый. Рассматриваем подробно, как оплачиваются работнику военные сборы и какие нюансы необходимо учесть.

Получение повестки о призыве на военные сборы способно вызвать панику у руководителя, особенно если сотрудник является незаменимым звеном бизнес-процесса. Чтобы грамотно выстроить кадровую работу и не нарушить закон, необходимо четко понимать, кто именно из вашего персонала находится в зоне риска, а кто освобожден от этой обязанности априори. Вопреки распространенному мифу, военные сборы касаются отнюдь не всех военнообязанных подряд, а лишь тех, кто находится в запасе и подходит по возрасту и состоянию здоровья.

Призыву на военные сборы подлежат граждане, пребывающие в запасе Вооруженных сил РФ. Ключевой критерий — предельный возраст нахождения в запасе, который зависит от воинского звания и разряда. Рядовые и сержанты призываются до 50 лет (для первого разряда), до 45 лет (для второго) и до 40 лет (для третьего). Младшие офицеры могут находиться в запасе до 60-65 лет, старшие — до 65-70, а высшие офицеры — до 70 лет. Это означает, что на сборы может быть призван даже пожилой руководитель высшего звена, если он имеет соответствующее воинское звание и не достиг предельного возраста.

Однако закон устанавливает четкий перечень категорий, которые освобождаются от призыва на военные сборы. Работодателю важно знать этот список, чтобы понимать, вправе ли сотрудник просить освобождения. В число таковых входят:

• Забронированные за органами государственной власти и предприятиями граждане;
• Сотрудники силовых ведомств (МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС); 
• Педагогические работники; 
• Плавающий состав морского и речного флота в период навигации; 
• Отцы троих и более детей;
• Студенты очной формы;
• Лица, имеющие неснятую или непогашенную судимость. 

Если ваш сотрудник относится к любой из этих категорий, он должен официально уведомить военкомат, и тогда повестка будет аннулирована, а работодателю не придется экстренно искать замену на время его отсутствия.

Когда сотрудник приносит повестку из военкомата, алгоритм действий работодателя строго регламентирован законом «О воинской обязанности и военной службе». Здесь недопустимы ни паника, ни попытки «отмазать» работника — это чревато серьезными репутационными и финансовыми потерями для компании. Руководителю нужно действовать спокойно и быстро, запустив стандартную кадровую процедуру, которая позволит сохранить за сотрудником рабочее место и выполнить все требования законодательства. Вся процедура укладывается в пять обязательных шагов, каждый из которых должен быть подкреплен соответствующим документом.

Шаг 1. Зафиксируйте факт получения повестки. Сотрудник обязан предъявить повестку, в которой указаны сроки явки и продолжительность сборов. Сделайте копию этого документа и приложите ее к личному делу. Именно повестка является основанием для запуска всех последующих действий. Без повестки отпускать сотрудника на сборы вы не имеете права.

Шаг 2. Издайте приказ об освобождении от работы. На основании повестки и заявления работника издается приказ в свободной форме, в котором указывается основание — «призыв на военные сборы», период отсутствия и распоряжение бухгалтерии сохранить за сотрудником средний заработок. С приказом сотрудник должен быть ознакомлен под роспись до своего убытия.

Шаг 3. Внесите отметки в табель учета рабочего времени. Для периода военных сборов предусмотрен специальный буквенный код «Г» или цифровой код «23». Это не прогул и не отпуск за свой счет, а государственная обязанность, которая отмечается отдельно. Эта запись затем будет использоваться для расчета среднего заработка, который выплачивается сотруднику за время сборов.

Шаг 4. Заполните и выдайте отрывной корешок повестки. В повестке есть отрывная часть, которую работодатель обязан заполнить и передать сотруднику, а тот — сдать в военкомат как подтверждение того, что работодатель надлежащим образом уведомлен и освободил его от работы. Если проигнорировать эту формальность, военкомат может счесть, что призывник уклонился от явки, а работодатель не выполнил обязанности по оповещению.

Шаг 5. Сохраните должность и рабочее место. На время сборов трудовой договор с сотрудником не расторгается, а приостанавливается. Вы не имеете права уволить призванного на сборы работника или заменить его на постоянной основе. По окончании сборов человек должен вернуться на ту же должность с теми же условиями труда. Единственное, что вы можете сделать — временно принять на его место срочника, с которым договор прекращается в день выхода основного работника.

Все, что касается службы, проходит через военкомат. Поэтому, если сотрудника забирают на сборы, способы, как оформить событие, должны быть известны не только бухгалтерии, которая начислит соответствующую оплату, но и кадровой службе.

Как правило, сборы продолжаются не более пары месяцев. За это время рабочее место за сотрудником должно быть сохранено. Нельзя его увольнять, препятствовать отправляться в распоряжение военкомата или назначать на его место другого сотрудника.

Как оформить работника на военные сборы кадровику:

• Принять соответствующую повестку. Она может быть доставлена различными способами, но чаще всего специалист кадровой службы передает ее сотруднику под расписку.
• Оформить приказ об освобождении на период сборов. Универсального варианта заполнения документа нет, все зависит от внутреннего документооборота вашей компании.
• Разобраться с отпуском. Если он выпадает на период сборов, его можно либо перенести, либо продлить.
• Заполнить табель. Для сотрудника, призванного на сборы, в каждый день отсутствия проставляется код Г.
• Оформить документы для возмещения. Порядок, как оплачиваются военные сборы работнику в 2024, подразумевает, что компенсация за отсутствие работника выплачивается государством. Получается, что работодатель должен собрать все документы, которые помогут произвести соответствующие расчеты и осуществить выплаты.

Однако есть и обязательства со стороны работодателя. Частично выплаты берет на себя государство, а частично расходы сотрудника, связанные со сборами, оплачивает работодатель.

Как оплатить военные сборы сотруднику правильно, что учитывается в начислениях:

• расходы на проезд к месту проведения;
• проживание до периода фактического начала;
• командировочные или суточные, связанные со сборами;
• заработная плата.
• Для получения компенсации важно собрать полный пакет документов, который подтвердит, сколько средств действительно было потрачено и по какой причине.

Основную денежную выплату (денежное довольствие) перечисляет воинская часть, куда прикомандирован резервист, через Министерство обороны. Размер этого довольствия зависит от должности, на которую человек призывается, и звания. Параллельно с этим работодатель обязан на основании приказа сохранить за сотрудником средний заработок за весь период сборов. Этот средний заработок компания выплачивает из своего кармана вместе с ближайшей зарплатой, и уже потом обращается в военкомат за возмещением этих расходов. Таким образом, государство не оставляет компанию без компенсации, но бремя первичного финансирования лежит на бизнесе.

Расчет среднего заработка производится по тем же правилам, что и для командировок, исходя из 12 предыдущих месяцев. Бухгалтер вычисляет сумму, которую сотрудник получил бы за дни, пропущенные из-за сборов, если бы он работал. Важный нюанс: оплате подлежат не только рабочие дни, но и время в пути, указанное в воинских перевозочных документах. Что касается возмещения, то работодателю необходимо подать в военкомат пакет документов: заявление о компенсации, копии приказов, ведомости на выплату среднего заработка и реквизиты счета. Сроки перечисления компенсации из бюджета могут быть довольно длительными, поэтому в финансовое планирование стоит закладывать этот кассовый разрыв.

Когда сотрудник вернется со сборов, он должен передать работодателю или сотруднику кадровой службы справку по специальной форме, которая подтвердит, что он действительно был на сборах. По ней бухгалтер выясняет, за какой период необходимо произвести выплаты.

Какие документы нужны для возврата денежных средств:

• соответствующий приказ, который подтвердит, что работодатель отпустил сотрудника на сборы;
• выписка из рабочего табеля, где отмечено отсутствие по причине сборов;
• расчетный лист, в котором отражено, что зарплата продолжала начисляться;
• произведенный расчет среднего заработка;
• финансовый документ, который подтвердит перевод зарплаты на счет сотрудника.
• Государство компенсирует работодателю все понесенные расходы. С организации — только оплата сопутствующих расходов работника. Например — проезд или проживание до начала сборов. Как правило, эти суммы незначительны.

Возвращение сотрудника из воинской части — это не просто его появление на рабочем месте в условленную дату. Для кадровой службы и бухгалтерии это отдельная процедура, которая зеркально отражает процесс убытия и требует такого же скрупулезного документального оформления. Во-первых, необходимо удостовериться, что человек действительно прошел сборы, а не использовал повестку для прикрытия прогула. Во-вторых, бухгалтерия должна прекратить начисление среднего заработка и перевести сотрудника на обычный оклад. И в-третьих, требуется подготовить документы для финального расчета с военкоматом.

Первое, что должен предоставить сотрудник сразу по выходу на работу — справку о прохождении военных сборов из воинской части. В этом документе будут указаны точные даты начала и окончания сборов, а также подтвержден факт его участия в них. Снимите копию с этой справки и подшейте ее к личному делу вместе с копией повестки и вашим приказом об освобождении. Эта справка также понадобится бухгалтеру для окончательного расчета суммы среднего заработка: даты в справке должны совпасть с датами в табеле учета рабочего времени с кодом «Г». Если есть расхождения, их необходимо урегулировать с военкоматом.

Следующим шагом необходимо издать приказ о возвращении к работе. Он составляется в свободной форме, и в нем констатируется факт выхода сотрудника, прекращение действия приказа об освобождении и возобновление стандартного начисления заработной платы с даты возвращения. На основании этого приказа кадровик прекращает вести табель с кодом «Г» и начинает отмечать стандартные явки, а бухгалтер обновляет начисления в системе. Если на время отсутствия основного работника на его место был принят временный сотрудник по срочному договору, этот договор должен быть расторгнут днем, предшествующим выходу основного. Завершающим аккордом станет подача полного пакета документов в военкомат на возмещение расходов, где справка о прохождении сборов является ключевым подтверждающим документом.

Призыв — вовсе не то же самое, что военные сборы. Если работника призвали на службу, он не сможет быстро вернуться к исполнению своих трудовых обязанностей. Сборы же — всего лишь подготовка к службе и поддержание в специалистах, которые находятся в запасе, соответствующей квалификации и должного уровня подготовки. Призыв — это фактическое осуществление службы.

На государственном уровне нет требования для коммерческих организаций сохранять за работником место. Есть требование только к государственным: в течение определенного времени после возвращения специалиста со службы восстановить его на прежней должности. Однако и здесь предварительно важно выяснить, как уволить мобилизованного сотрудника, произвести увольнение, а только потом — восстановление в должности.

В вопросе, как уволить мобилизованного работника, сегодня рекомендуется придерживаться базовых правовых основ. Важно произвести все причитающиеся выплаты, а также отразить причину увольнения. В трудовой книжке в таком случае пишут, что расторжение договора произошло по обстоятельствам, которые не зависели от воли сторон, в скобках указывая призыв на воинскую службу.

Очевидно, что призыв не оплачивается со стороны работодателя. Происходит стандартное увольнение со всеми традиционными расчетами.

Что же касается сборов, здесь есть прямая ответственность работодателя по закону, если сотрудника не отпустят на сборы или не оформят все должным образом:

• если права нарушены любым способом (не было выплат, не отпустил, уволил и так далее), штраф составляет около 50 тысяч рублей;
• если кадровик не передал в военкомат сведения о сотрудниках, которые подлежат призыву или вызову на сборы, штраф до 5 тысяч;
• если кадровик не передал повестку или не составил документ, который зафиксирует отказ работника ее принимать — штраф около 3 тысяч рублей.
• И все это дополнительно может сочетаться с ответственностью по закону в правовой плоскости. Поэтому проще быстро оформить все необходимые документы и отпустить сотрудника на сборы.

Военные сборы — это процесс подготовки к воинской службе. Как правило, сборы занимают не более пары месяцев. От сборов, в отличие от призыва, освобождается незначительное число лиц, в основном женщины и граждане, которые признаны не годными к несению службы. Есть и возрастное ограничение, однако возраст также намного выше, чем при службе по призыву.

Со стороны работодателя не требуется особых вложений. Достаточно просто документально зафиксировать четкую причину отсутствия работника на своем месте, отразить это во всех внутренних документах, а затем обратиться в военкомат для возмещения своих расходов в связи со сборами.