Делопроизводитель

РЕЗУЛЬТАТ

• 
  Минимизация риска потери, искажения или просрочки документов
• 
  Быстрый доступ к данным
• 
  Успешные проверки и аудит
• 
  Оптимизированные бизнес-процессы документооборота

• 
  Регистрация, приём, учёт, архивирование документов.
• 
  Поддержка внутренних процессов и согласований.
• 
  Оптимизация и цифровизация документооборота, внедрение EDM.
• 
  Конфиденциальный документооборот (GDPR/ФЗ-152/PCI DSS).
• 
  Контроль сроков хранения, ведение номенклатуры.
• 
  Формирование отчётов, взаимодействие с IT.
• 
  Обучение сотрудников правилам.
• 
  Проверка корректности, перевод в электронную форму.

• 
  Опыт от 5 лет (наставник/ведущий отдела, самостоятельное внедрение EDM, оптимизации, куратор электронного архива).: делопроизводство, EDM, крупные проекты.
  Внедрение новых или оптимизация старых процессов (кейсы миграции на EDM, обучение персонала).
  Интеграция архивных процессов с CRM/ERP.
  Примеры успешных аудитов, знания отраслевых стандартов (гос., медицина, стройка, банк).

• 
  Владеет 1С: Документооборот, Directum, Docsvision, ЭДО, СЭД, ЕМИАС и др.
• 
  Составление номенклатур, оформление регламентов, архивирование по ГОСТу.
• 
  Использует офисные программы (Word, Excel и др.).
• 
  Навыки миграции бумажного архива в электронный.
• 
  Знание стандартов хранения/защиты данных и отраслевых требований.

• 
  Высокая организованность, внимательность, дисциплинированность.
• 
  Тайм-менеджмент, стрессоустойчивость.
• 
  Ответственность, инициативность, самостоятельность.
• 
  Коммуникабельность для обслуживания внутренних и внешних клиентов.
• 
  Умение учить и координировать сотрудников.
• 
  Гибкость, системность мышления, готовность к рутинным процессам.

• 
  Опыт работы (от 5 лет, цифровые архивы, EDM, оптимизация потоков)

  Опыт обслуживания и сопровождения крупных архивных систем.
  
  Вопрос
  "Опишите компанию, с какими документами и потоками работали? Примеры возможностей EDM/архивирования?"
  
  Ответ
  Более 5 лет работы с документооборотом в крупных организациях. Вёл архив с тысячами документов в месяц, переводил бумажные архивы в EDM, обучая коллег, разрабатывая методику для масштабных потоков.
• 
  Навык работы с ЭЭР/СЭД, самостоятельное обучение ПО.

  Уверенное отношение к профильным людям.
  
  Вопрос
  "Как осваивали новые EDM? С кем работали? Провести тест: добавить/найти документ."
  
  Ответ
  Работал в 1С, Directum, Docsvision. Осваивал через технологии обучение и самообучение, создавал шаблоны и базы. Провёл процессы автоматизации и обучил сотрудников работе в системе.
• 
  Знание стандартов (ГОСТ, ФЗ-152, GDPR), успешное прохождение аудита.

  Ориентация в законодательстве и регламентах.
  
  Вопрос
  "Какие регламенты/стандарты были применены? Кейсы работы с аудиторами?"
  
  Ответ
  Применял ФЗ-152, ISO и GDPR. Подготовил организационно-распорядительные документы, участвовал в проверках по защите данных. Аудиты проходят без особых замечаний.
• 
  Опыт наставничества, создание регламентов, передача знаний

  Навыки обучения коллег.
  
  Вопрос
  "Приходилось ли разработать инструкцию или обучающую команду? Покажите пример мини-гайда/чек-листа."
  
  Ответ
  Разрабатывали регламенты и контрольные списки по EDM: «как завести документ, как настроить права доступа». Обучал новых сотрудников в отделе.
• 
  Навык работы под высоким давлением, стрессоустойчивость, рутина.

  Готовность к авральной ситуации.
  
  Вопрос
  "Как действовали при аврале (сотни документов)? Как не теряли качество?"
  
  Ответ
  Разбивал задачи на этапы, использовал автоматизацию поиска и сортировки, поставил задачи по команде. Даже при обработке сотен документов качество не пострадало.
• 
  Согласование с графиком, мотивацией, условиями.

  Ясная позиция по форме работы.
  
  Вопрос
  "Устраивает ли ЗП, KPI, график, офис/удалёнка? Чего ждёте с новой позиции?"
  
  Ответ
  Устраивает предложенный формат работы. Мы будем разрабатывать EDM-проекты, интересный масштаб компании и прозрачную систему премий.
• 
  Мотивация к цифровизации, участие в оптимизации проектов.

  Примеры digital-проектов.
  
  Вопрос
  «Есть опыт развития digital-проектов? Что изменилось? Ваши цифры «до—после»?»
  
  Ответ
  Перевел архив на EDM, скорость поиска документов сократилась с 15 минут до 1 минуты. Ошибки сократились на 40%, сотрудники потратили на 30% меньше времени на документооборот.
• 
  Организованность: чек-листы, системы учёта.

  Системный подход к управлению архивами.
  
  Вопрос
  "Используете ли шаблоны учёта? Подскажите ваш подход к структурированию архива."
  
  Ответ
  Использую Excel-шаблоны и внутренние базы. Архив структурирует по категориям, срокам хранения и доступам. Использую чек-листы для контроля.
• 
  Кейсы этичной работы с гостайной/ПДн/секреткой

  Соблюдение безопасности и этических норм.
  
  Вопрос
  «При возникновении случая, когда заметили риск утечки данных/конфликта доступа. Как действовали?»
  
  Ответ
  При обнаружении ошибки доступа немедленно сообщил руководителю и отделу ИБ, ограничил доступ и провёл обучение сотрудников по правилам защиты данных.
• 
  Самооценка: топ-3 достижений и топ-3 ошибок.

  Способность к самоанализу.
  
  Вопрос
  «Назовите свои лучшие профессиональные решения и ситуации, когда ошиблись (и что предприняли)».
  
  Ответ
  Топ-3 достижений: перевод архива в EDM, сокращение времени оформления документов в 15 раз, успешное прохождение внешнего аудита. Ошибка топ-3: недооценил сроки прибытия, перегрузил команду, пропустил документ на другую сторону — в итоге разработал новые чек-листы, стал планировать более точный ресурс, ввёл двухэтапную проверку.